01導入企業様のご紹介

――　はじめに御社の紹介をお願いいたします。

京都、大阪、神戸の駅周辺や街中などで、約700カ所の駐輪場の管理・運営事業を行っています。祖業は1962年に創業した一級建築士事務所ですが、駅や商業施設の周辺に溢れかえっていた放置自転車の課題解決のため、駐輪場事業を始めました。始めた当時はそもそも駐輪場にお金を払うという文化がなく、定着まで時間がかかりましたが、現在では多くの自治体や鉄道事業者と一緒になって放置自転車対策に取り組んでいます。

また、グループ企業の株式会社ホテルエムズでは、京都市内に宿泊特化型のビジネスホテルを17棟運営しています。「街全体がホテル」という考えのもと、飲食については周辺の飲食店と共存しながら業界の常識にとらわれないサービスを展開しています。京都市内だけに出店し、「地域と一緒に京都を盛り上げていく」というコンセプトが特徴です。

――　請求処理の業務はどのように行っているのでしょうか。

2024年11月に株式会社アーキエムズの分社化によって、バックオフィス業務を担う株式会社アーキエムズグループ（以下、アーキエムズグループ）が設立されました。私たちはアーキエムズグループに所属し、グループ全体の請求業務を担当しています。経理財務部門の4名、総務・業務部門の3名で請求関連の業務を行っています。

02「クロスビリング」導入前の課題

――　駐輪場とホテル関連の請求書の件数について教えてください。

駐輪場の運営形態はさまざまです。地主様がいて地代をお支払いするケース、売上の一定割合を地主様にお支払いするケース、さらに京都市や大阪市などの行政から受託する駐輪場も多くあります。

駐輪場関係の請求書は、地主様だけで約400件あります。それに電気料金、水道料金、通信料が加わります。立地によっては駐輪場1カ所につき、電気の契約が4件から8件ほどあるため、総計すると1,000〜2,000件の請求件数になります。

ホテルについては1カ所の拠点につき電気料金の契約が1件、通信料金が2件程度なので、全体ではおよそ50〜60件程度です。

――　クロスビリング導入前の課題について教えていただけますか。

電力会社やガス会社、通信会社から届いた請求書を、各駐輪場やホテルごとにそれぞれ取りまとめ、関西電力は何件分、大阪ガスは何件分といったような形で、支払い先ごとに集計をしていました。支払い合計額を出して、銀行に支払いに行っていました。こうした作業だけでもまる2日はかかっていましたね。

総務・業務担当の2名の事務のスタッフで処理を行っていましたが、平均すると勤務時間の約3分の2は、請求処理関連に割かれていたと思います。月初から中旬くらいまではかなり忙しく、ほぼ1日中、請求関連の業務にかかりきりでした。

――　Excelへの転記作業などもあったのでしょうか。

市役所など自治体の施設にある駐輪場では、行政に電気の使用量や電気料金の実績報告が必要でした。そのため、「どこの駐輪場では何月に電気を何キロワット使用したか」といった記録をExcelに転記していました。こうした作業はかなりの負担となっていました。

また、電気料金の契約についても、すでに使われていない駐輪場の契約と稼働中の契約が混在していたので、最新の契約状況がわからない状況でした。担当者が過去のデータを引き継ぎながら、新たに設置された駐輪場の契約データを追加していくなど、大量のデータを確認しながら細かい作業に追われていました。

――　その他にも課題があれば教えていただけますか。

属人的な作業には苦労していましたね。リスト上の契約の数字やデータが異なる点があったり、入力漏れがあったりしました。駐輪場の事業部門の社員が過去のデータを知りたいといったときに、必要なデータが見つからなかったこともあります。請求関連で届くハガキも大量で、重ねると相当な厚みがありましたね。一気に送られてきた郵便物をデスク周辺で仕分け作業をしていました。銀行で支払いをしていたため、受け取った納付書をA4の用紙に貼って、ファイリングするという作業もあり、アナログな仕事にはかなりの労力を割いていました。

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03導入のきっかけと決め手

――　クロスビリングを知ったきっかけを教えていただけますか。

上司から、他社様で活用されている事例を聞いたことがきっかけです。その上司が他社様で効率的に使われていることを聞き「クロスビリングは便利そうだから」ということで始まりました。

――　導入の決め手について教えてください。

大きく2つあります。

1つ目は、以前利用していたサービスが通信だけで、電気や水道などの公共料金がなかった点です。クロスビリングでは公共料金もまとめることができるので効率化を図れます。駐輪場とホテルのいずれにおいても、電気料金と水道料金、ガス料金についても対応していただけるという点は大きかったです。

2つ目はグループコードの管理をしていただけるという点です。毎月のまとめ資料の中に、私たちがお願いした指定のコードをつけて、Web上にアップロードしてくれます。ホテルは17棟なので、数が少なくまだ管理しやすいのですが、駐輪場が約700カ所もあると、1カ所1カ所、どのくらいの電気料金や水道料金がかかっているのか、細かく入力はできていませんでした。これまでは、月にかかった合計を700カ所で割って確認するといったざっくりとした方法でしか対応ができなかったのです。

営業や現場担当からすると、現場単位で損益計算をしっかり行い、可視化したいという声がありました。グループコードで管理ができるため、現場の数が増えても、管理しやすい点が決め手の一つになりましたね。

――　データの整備についても教えていただけますか。

駐輪場もホテルについては、電気の契約や水道のメーター番号を管理しているExcelファイルはあったのですが、10何年も前から、担当者が代わる代わる更新し続け、どれが解約されて、どれが活きているのか、どんな回線が契約されているのかなどの判別がつかず、よくわからない状態になっていました。

一方、クロスビリングのレポートには、確実に請求が来るものだけが表示されており、詳しい回線番号やメーター番号も載っているため、それを現時点のマスターとすれば良いと考えています。

04「クロスビリング」の導入で請求処理のDXを実現

――　導入効果について教えていただけますか。

クロスビリングを導入後、大幅な業務の効率化と改善が実現しました。従来比で処理時間は約90%削減、1〜2日の作業が2時間程度で完了するレベルだと思います。導入前と導入後の格差が大きく、今では時間的なゆとりが生まれました。駐輪場とホテルの請求業務は、約2時間ほどで、担当者1人で完了できる状態になりました。あとは支払い期日までにクロスチェックにだけ支払い処理をすればよい状態になりました。

――　銀行窓口での支払い対応についてはいかがでしょうか。

導入前は毎週、銀行で支払いする必要がありました。とくに公共料金の支払い業務の負担は大きかったですね。契約内容によっては、地方銀行だと支払いができず、都市銀行や大手銀行に行かなければならないものもありました。

これまでは担当者が銀行に行って戻ってくるのが、お昼過ぎになってしまうとか、何百枚も請求書を銀行に預けて、処理が終わった数時間後に再び取りに行ったりすることもありましたが、今ではそうしたムダがなくなりました。銀行に行く回数が激減し、クロスビリングで1つにまとめることができたので、コスト削減と効率化を図ることができました。

――　管理者目線での効果について教えていただけますか。

現場別の損益の可視化で、経営判断がより正確にできるようになったと思います。管理者レベルでは、ホテルの水道料金や電気料金の納付書が届いた時点で、個別に金額の確認をしていました。しかし、クロスチェックさんから電気料金、水道料金、通信費もまとめた請求書をいただいたときに、トータルでは思っていたより大きなコストがかかっていることに驚いていました。個別の1枚1枚の請求書を見るよりも、コスト全体を把握しやすくなったと思います。「木を見て森を見ず」状態が改善されましたね。

見えないコストの削減もできました。これまでは、銀行窓口での支払いのため、毎回、銀行印が必要でしたが、印鑑の管理や役員の捺印待ちも解消しました。アーキエムズ、ホテルエムズ、JV（ジョイントベンチャー）の企業、グループ会社などで、銀行印が6つも必要なケースがあったり、役員が休み明けや出張明けには、捺印書類が山積みになっていたりすることもありましたが、現在では目に見えて減少し、役員も喜んでいます。

可視化が難しかった周辺作業や、これまで意識することがなかった煩雑な作業も、間接的なコストが生じていたことがわかり、効率化できました。

――　クロスチェックのサポート体制についてはいかがですか。

トラブルもありませんし、メールやお電話のレスポンスがとても早いので助かっています。

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05今後の展望｜事業拡大を支える管理体制

――　今後の展望について教えてください。

駐輪場に関しては、新しい物件を建てています。行政から委託される駐輪場は、5年契約や10年契約と期間が決まっているので、更新のたびに公募があるのです。大阪市と神戸市で、今年と来年が更新時期になるので、新しいエリアを増やしています。

あと、アーキエムズは地元のバスケットボールチーム「京都ハンナリーズ」のスポンサーをしています。是非、Bリーグの京都ハンナリーズの応援をお願いします。

――　本日はありがとうございました。

06今回インタビューにご協力いただいた企業様

株式会社アーキエムズ / 株式会社ホテルエムズ様

事業内容	駐輪場運営事業、ホテル運営事業
HP	https://www.archims.co.jp/ https://www.hotelms.jp/

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