01BPOとアウトソーシングの違い

BPOもアウトソーシングも、自社の業務を外部に委託することを指します。それぞれの違いを確認していきましょう。

BPOとは

BPOとは、ビジネス・プロセス・アウトソーシングの略で、業務プロセス全体やその一部を専門の外部業者に一括して委託することです。ある部署の担当業務をすべて委託するケースもあれば、業務の一部を委託するケースもありますが、業務の遂行を委託するのではなく、業務プロセスを委託する点がBPOの特徴です。

例えば、経理業務のBPOを活用する場合、現状の業務課題を分析し、クラウド会計システムの導入や作業フローの構築からスタートするなど、業務プロセスの再設計から運用までを任せることになります。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、一部の業務を外部に委託することです。BPOが業務プロセスの設計・構築から業務の遂行までを委託するものであるのに対し、アウトソーシングは業務の遂行のみを外部に委託する手法です。

経理業務の場合、記帳業務だけを依頼する、年末調整業務だけを依頼するといった特定の業務だけを外部に委託するケースはアウトソーシングに該当します。また、経理業務すべてを外部に委託する場合でもすでに業務プロセスが確立されており、作業だけを依頼する場合もBPOではなく、アウトソーシングといいます。

BPOとアウトソーシングの違いを徹底比較

BPOとアウトソーシングにはさまざまな点で違いがあります。まず、BPOが業務効率の向上や業務プロセスの構築を前提とした手法であるため、戦略的な視点を持った提案も含まれます。業務改善のパートナーとしての役割が期待されることもあり、委託期間は中長期が前提となります。

一方、アウトソーシングの場合、コスト削減や人手不足の解消など、一時的なニーズのために利用するケースも多く、契約期間は比較的短期間となります。

	BPO	アウトソーシング
利用目的	・業務効率の向上 ・業務プロセスの見直し	・コスト削減 ・人手不足の解消
委託範囲	・業務プロセス設計から構築、作業まで	・作業のみ
契約期間	・中長期前提	・短期間
コスト	・成果物の提出や品質に関する契約が基本 ・初期費用＋成果報酬	・作業量に対する対価が基本 ・作業量に応じて変化

02BPOの利用メリットとデメリット

BPOを利用した場合、どのようなメリットを得られるのでしょうか。BPOの対象となる業務やBPO利用のメリット・デメリットについて解説します。

BPOの対象業務

BPOの対象となるのは、ノンコア業務が中心です。ノンコア業務とは、企業の利益に直接は寄与しないものの、利益に直結するコア業務の遂行を支えるために必要な業務全般を指します。具体的には、経理・人事・総務などのバックオフィス業務、マーケティング、IT関連業務、カスタマーサポート、物流・調達業務などがBPOの対象となりやすい業務です。

また、近年では、見込み客の獲得や顧客の育成を担うインサイドセールスや人材育成などの業務にBPOを活用する企業も増えています。

BPOの活用が進んでいる業務の内容は以下のとおりです。

経理・人事・総務

経費精算や記帳業務、給与計算、備品管理、代表電話の対応といったバックオフィス業務は、BPOの代表的な業務です。これらの業務は定型化されているものが多いものの、経理や税務、労務などに関する知識も求められます。さらに頻繁に改正される法律にも適切に対応しなければなりません。

BPOの場合、専門性の高い知識やノウハウを持つ業者に対応を依頼できるため、業務効率と品質の両方を高められます。

マーケティング業務

マーケティングにおいては、競合分析や市場のリサーチが欠かせません。しかしながら、データ分析には専門的な知識やノウハウが必要です。そのため、マーケティング業務でBPOを活用する企業も増加しています。

また、専門的な知識が必要となるWeb広告やSNS広告などの運用もBPOを利用すると、日々のチューニングにかかる業務負担を軽減できるとともに、高い効果を得やすくなるでしょう。

IT関連業務

IT技術は進歩のスピードが非常に早く、IT部門は専門的な知識が求められるものの常に人材が不足している分野です。そのため、社内システムやITインフラの運用・管理全体を、専門スキルを持つ外部業者に委託するケースも増加しています。

自社サーバーやクラウド環境の運用・保守、セキュリティ対策などにBPOを活用するとIT人材の採用コストや人件費を削減しながら、最新技術を活用できます。

カスタマーサポート

カスタマーサポートは、BPOが広く普及している分野です。多くの企業では、顧客からの問い合わせ対応をBPO業者に委託しています。かつては、カスタマーサポートといえば、電話で対応するコールセンターが主流でしたが、昨今では電話だけでなく、メールやチャットを活用し、顧客に対応するケースが増加中です。

また、問い合わせを減らして顧客満足度を高めるFAQの導入や改善、顧客の声を分析して商品の改善やマーケティングに生かす提案などによって、業務品質の改善を図れる点もBPOの活用メリットだといえます。

BPO利用のメリット

BPO利用の主なメリットは以下の3つです。

・コア業務へのリソースの集中

・コスト削減

・業務効率と品質の向上

コア業務へのリソースの集中

BPOによってノンコア業務を外部に委託すれば、社内の人材や設備、資金などのリソースをコア業務に集中させることが可能です。優秀な人材を、より高い付加価値を生み出すコア業務に専念させることができるため、生産性が向上し、競争力の強化や利益の向上を実現できる可能性があります。

また、従業員の業務負担も軽減され、よりクリエイティブな業務に注力できるようになることで、業務に対するモチベーションや会社に対するエンゲージメントも向上するでしょう。

コスト削減

BPOを活用するとノンコア業務に携わっていた従業員の人件費や研修費、採用費などを削減できます。また、外部に業務を委託すれば、特定業務のために必要となっていた設備の導入や維持にかかる費用も不要となります。

人件費や設備費は固定費となりますが、BPOを利用するとこれらのコストを委託内容に応じた変動費に変えることができます。そのため、コスト削減を実現できるとともに経営の柔軟性を高めることが可能です。

業務効率と品質の向上

BPOで業務を専門業者に委託すれば、特定の仕事に関する専門的な知識やノウハウを保有する業者が業務を遂行します。そのため、自社で業務を進める場合に比べ、ミスも減少し、業務効率と品質が向上すると考えられます。

さらに、現状の業務プロセスを見直して新たな業務フローを確立すれば、より業務効率の改善を図れるでしょう。

BPO利用のデメリット

BPOを利用する上では、メリットだけでなくデメリットがある点も理解しておかなければなりません。

BPO利用の主なデメリットは以下の3つです。

・社内にノウハウを蓄積できない

・情報漏えいのリスクがある

・コストがかかる

社内にノウハウを蓄積できない

BPOで業務プロセスの構築から運用までを外部に委託した場合、委託した業務に関する知識やノウハウは社内に蓄積されません。そのため、一度BPOを利用した業務を内製化することは難しくなるでしょう。

したがって、BPOの活用にあたっては、すべての業務を一任するのではなく、業務パートナーとして委託業務のノウハウや知識を共有できる仕組みを構築することが大切です。

情報漏えいのリスクがある

委託する業務によっては、自社の機密情報や顧客データを業者と共有しなければならないケースがあります。委託先のセキュリティ対策が万全でない場合、これらの情報が漏えいするリスクが生じます。

リスクを低減させるためには、委託先のセキュリティ認証の取得状況などを十分に確認するとともに、機密保持に関する契約を締結し、情報の開示や情報へのアクセス権限を必要最低限にとどめるなどの対策が必要になるでしょう。

コストがかかる

BPOを利用する際には、初期費用が発生します。作業だけを委託するアウトソーシングとは違い、BPOでは業務プロセスの見直しが必要になるため、現状の業務プロセスの課題を特定し、改善案を立案するために、時間とコストが発生するのです。

委託期間が長くなれば、不要となった人件費や設備費などとの差額でコストは回収しやすくなりますが、契約が短期間で終了してしまう場合は、BPOを利用したことでかえって支出が増えるおそれがあります。

03BPOとアウトソーシングの選択に迷ったときは？

ここまでBPOとアウトソーシングの違いやBPOのメリット、デメリットについてご説明してきました。しかし、自社が業務委託を利用する場合、BPOとアウトソーシングのどちらが適しているのか、判断に迷うこともあるでしょう。ここでは、BPOとアウトソーシングの選択に迷う場合の判断ポイントなどについてご説明します。

BPOとアウトソーシングで迷う際の判断ポイント

BPOによって業務プロセス全体を外部に委託すべきか、一部の業務のみをアウトソーシングするべきか迷うときには「委託したい業務の範囲や目的」「業務の定型化度合い」「委託期間」の3つの観点から判断をするとよいでしょう。

BPOが適しているケース

BPOが適しているのは、現状の業務手順に何らかの課題があり、適切な業務フローが確立されていない場合や、業務効率向上に向けたプロセスを再構築したい場合です。

BPOでは業務フローの見直しから始めるため、結果が出るまでには時間もコストもかかります。そのため、即効性を求めるのではなく、長期的なスパンで業務効率や品質の向上など、確実な成果を求めたい場合もBPOが向いているでしょう。

アウトソーシングが適しているケース

BPOではなく、アウトソーシングが適しているのは、特定の業務だけを委託したい場合や、特定の期間だけ業務を委託したい場合です。また、すでに業務が定型化されており、自社の業務フローで作業だけを代行してほしい場合などもアウトソーシングが適しているでしょう。

そのほか、長期的に業務を委託したいわけではなく、タイミングを見て内製化したい場合なども、業務ノウハウが蓄積しにくいBPOよりもアウトソーシングのほうが適しています。

加えて、コストをできるだけ抑えて、手軽に従業員の業務負担を抑えたい場合もアウトソーシングが向いています。

04経理業務の業務負担軽減ならクロスビリング

経理業務は、定型化しやすい業務であり、BPOとアウトソーシングのどちらも利用可能です。BPOで経理全体を抜本的に改善するのも一つの手ですが、情報漏えいリスクやコスト、ノウハウ低下が気になって踏み切れない企業も多いでしょう。そんなときは、まず手軽な「一部業務のアウトソーシング」から始めるのがおすすめです。

例えば、記帳業務や経費精算業務など、手間がかかるものの定型化しやすい業務をアウトソーシングすれば、経理担当者は決算や申告などの重要業務に注力できます。さらに、それらのノウハウも社内に蓄積が可能です。

クロスビリングは、請求書の支払業務を代行するサービスです。毎月、月末や月初に集中する請求書の支払業務は、経理担当者の大きな負担となっています。クロスビリングは、請求書を1枚にまとめ、お客様に代わって支払いを行うため、経理担当者の負担を大幅に軽減します。また、現在利用中の会計ソフトに連携可能な仕訳帳票の作成も可能です。

経理担当者の業務負担を軽減したい場合には、クロスビリングのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

05まとめ

BPOとアウトソーシングのもっとも大きな違いは、業務プロセスの設計から運用までを委託するか、作業のみを委託するかという点です。また、アウトソーシングは人手不足の解消やコスト削減などを目的に、比較的短い期間利用するケースが多いのに対し、BPOは中長期的な視点で業務の改善や品質の向上などを目指す場合に選択されることが多くなっています。 業務プロセスの改善など、大幅な見直しは必要ないものの従業員の負担を軽減し、業務効率を向上させたい場合はアウトソーシングがおすすめです。請求書の支払業務のアウトソーシングを検討する際には、ぜひクロスビリングの活用をご検討ください。

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