01請求書をまとめるサービスとは？
請求書をまとめる方法には、データを一つの場所に集約する方法と、受領・支払いの処理そのものを外部へ任せる方法があります。「請求書を探しやすくしたい」のか、「毎月の処理件数や支払回数を減らしたい」のかによって、選ぶサービスが変わります。
「請求書をまとめる」といっても、サービスによってまとめられる範囲は異なります。請求書をデータ上で一元管理するだけのものもあれば、請求書の受領そのものを代行するサービス、さらに請求書と支払いの両方をまとめるサービスもあります。
| 比較項目 | 請求書管理ツール | 請求書受領サービス | 請求書おまとめ・支払代行 |
| 主な目的 | 請求書をデータ上で管理 | 請求書の受領・収集を効率化 | 受領から支払いまでまとめる |
| 紙・PDFの収集 | 原則自社 | 代行可能 | 代行可能 |
| 請求書のデータ化 | ○ | ○ | ○ |
| 自社で処理する請求書枚数 | 原則減らない | 管理は楽になるが原則残る | サービスによって削減可能 |
| 支払先の数 | 原則変わらない | 原則変わらない | まとめられる場合がある |
| 支払回数 | 原則変わらない | 原則変わらない | 月1回等に集約可能な場合がある |
| 承認 | 自社 | 自社 | 自社に残る場合が多い |
| 支払作業 | 自社 | 自社 | 代行可能 |
| 社内の運用負荷 | 中 | 中〜低 | 低くしやすい |
| 向いている企業 | 管理をデジタル化したい | 請求書収集が負担 | 請求書枚数・支払件数そのものを減らしたい |
※対応範囲はサービスによって異なります。契約前に、受領・データ化・承認・支払いのどこまでを委託できるか確認してください。 クロスビリングでは、複数の取引先から届く請求書をまとめて1枚にし、各社への支払いもクロスビリングへの月1回の支払いにまとめることができます。
02請求書をまとめるメリットとは
では、請求書をまとめることでどのようなメリットがあるのでしょうか？
普段、異なるタイミングで送付される請求書が少なくなったり、電子での受領が可能となったりすることでどのように経理業務が変わるのでしょうか？
請求書の数が大幅に減った状況を想定して、そのメリットをみていきましょう。
時間短縮など経理業務の効率化につながる
まず、最大のメリットは「時間短縮」です。
経理担当者は、まず送付された請求書の内容を確認します。この内容を確認する作業自体も、数十通数百通と数が多くなるほど作業時間を要します。
また、請求書は大切な証憑ですので、慎重に管理する必要があります。扱いによっては紛失につながってしまいます。
正確な請求書情報の管理が可能に
次に、請求書情報の管理が簡易化されるメリットがあります。
経理担当は毎月各社の請求書の到達を確認しますが、数が多くなれば当然管理も大変です。
また、届いてない請求書の確認や対応も必要となってしまいます。
さらに、請求書の到着や支払いのタイミングがバラバラだと、月ごとの支払いの集計といった情報管理の面でも、完全にルーティン化できない場合や、ルーティンでも月に何回も同様の作業が発生することになります。
請求書情報が一元化できていれば、こうした点々と発生する作業もまとめて行えるでしょう。
支払いに関するミスや重複を防ぐ
請求書をまとめることで、ミス防止にもつながります。
請求書が送られてきたら、当然に支払い処理が必要となります。しかし、数十通、百通を超える請求書に対して、毎月支払先や振込口座を正確に金融機関あての依頼書に記載することは困難です。
また、新規の取引先や、支払い先が増えるに従い、口座間違いや二重振込といったミスの可能性が高まります。
送付される請求書が1枚しかなく、そこに取引の全体像が網羅されていれば経理担当としてはミスの心配が減りますね。
スムーズな会計処理と支払い管理
様々な会社から請求書が個別に送られてくる際、大変なことのひとつに「その都度会計処理を必要とする」点があります。
請求書の日付に合わせて未払経理をし、実際に相手に振込む際に未払経理を取崩す経理を行うことになるため、1枚の請求書に対して、最低2回は会計処理を行います。
もちろん、支払期日をまとめることで、ある程度会計処理の回数を減らすこともできます。しかし、同じ日に複数の会社に支払うのであれば、支払い管理を正確に行わなければなりません。
ヒューマンエラーは必ず起こります。どこかにひとつミスが見つかると、全ての突合作業が必要にあることもあります。しかし、請求書が一つにまとまっていれば、見直しは簡単ですね。
03請求書をまとめるサービスやツールの選び方
請求書をまとめることができるサービスは、電子帳簿保存法やインボイス制度などがスタートしたことにより増えてきています。その中で、自社のニーズに合ったものを選ぶ必要がありますね。
請求書をまとめることができるサービスやツールの選び方について考えてみましょう。
信頼できるサービスか？実績はあるか？
まず、どんなに良いことがホームページに書かれていたとしても、運営元がわからなかったり、実績がなかったりすると、導入には踏み切れませんよね。
まずは、サービスやツールを運営している会社が信頼できるかどうか確認しましょう。会社の設立年や資本金、取引先といった点もポイントの一つになるでしょう。
また、どんな企業がそのサービスやツールを導入しているかといった『実績』も重要なポイントです。
ネームバリューのある企業が導入していたり、様々な業種の企業に導入実績があったりすれば、サービス自体への信頼も高まります。 さらに、導入企業の中に、自社に近い業態の会社があれば、自社への導入が合っている可能性も上がるでしょう。
料金・費用の見方
料金を比較する際は、月額料金だけでなく、どの作業が料金に含まれるかを確認しましょう。受領・データ化・保管・支払代行の対応範囲や、請求書の件数・拠点数によって、見積もりの条件が変わります。
初期設定費用、月額の基本料金、件数に応じた料金、追加作業の費用を分けて確認すると、自社に残る作業も含めて比較しやすくなります。自社の依頼範囲をそろえたうえで見積もりを確認することが大切です。
請求書の量や種類の対応している範囲
請求書の量や種類への対応も非常に大切なポイントです。
請求書をまとめると謳うサービスでも、対応する請求書の種別が少なければ、あまり意味がありません。
例えば、手書き請求書には対応できない、公共料金には対応していない、郵送のものは対応できないなど、様々なサービスがあります。税金や保険など自社で払う必要のある金融商品を除き、ほぼすべてに対応するサービスを選ぶ方がよいでしょう。
おまとめサービスを求める理由は、効率や環境を良くするためです。妥協した結果あまり効率化されないといった事態は避けたいですよね。
サービスの提供範囲は、おまとめサービスを選ぶうえで一番重要なポイントと考えましょう。
ツールの場合は導入設定や使いやすさも要確認
ツールを導入する際には、その設定や使いやすさも確認することが重要です。
よくある事例として「導入設定が難しくて大変だった」「ツールの利用が難しく、社内でも一部の人間しか使いこなせていない」といった事例があります。
これはどのサービスやツールでも起こり得ることです。そのため、使いやすいサービスやツールを選ぶだけでなく、ヘルプセンターなどでのサポートがあるものを選ぶことが重要です。
データの安全性とセキュリティ対策
最後に、データの安全性とセキュリティ対策も重要です。
請求書には、自社と取引先の重要な情報が含まれます。例えば、取引の内容や金額、振込先の金融機関といった情報が詰まっているため、万が一にも流出させてはなりません。
ウィルス対策や、サービス提供会社内でのセキュリティ教育や情報漏洩対策が十分にされているかも、きちんと確認しましょう。
サービス説明や導入前の説明で、セキュリティに関する詳細な情報を提供しているかどうかも重要な判断基準となるでしょう。
04請求書をまとめるサービスなら
導入後の運用イメージは、公共料金や家賃の請求書処理を見直した導入事例でも確認できます。
05完全オーダーメイドのクロスビリング
自社だけで請求書の数を減らすことは難しいですが、請求書をまとめるサービスやツールを利用することで、時間短縮や請求管理の簡易化ができます。また、支払いに関するミスを防ぎ、スムーズな会計処理も実現できるでしょう。
また、サービスやツールを選ぶ際には、信頼性や実績、料金体系、請求書の対応範囲、使いやすさ、データの安全性とセキュリティ対策をきちんと考慮して検討することが重要です。
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