01なぜ今、経理業務の効率化が急務なのか？

現在、多くの企業において経理担当者の業務負担が急増しており、経理業務の早急な効率化が求められています。では、なぜ経理業務の効率化に対応する必要があるのでしょうか。経理を取り巻く現在の状況などから、経理業務の効率化が急務である理由をご紹介します。

働き方改革と深刻な人手不足

経理は、月末や月初、決算期などに業務が集中しやすいため、業務の平準化が難しく、繁忙期には残業が発生するケースが少なくありません。しかし、働き方改革により時間外労働時間の上限規制が厳格化されており、業務量が多いにもかかわらず残業ができないという状況が発生し、担当者が疲弊するケースが増加しています。

また、日本は、少子高齢化による深刻な人手不足問題に直面している状況です。特に、専門的な知識や実務経験が求められる経理職は育成が進んでおらず、即戦力となる経理人材の採用は年々難しくなっています。

つまり、深刻な人手不足により新たな経理担当者の採用は期待できない状況において、経理担当者の業務負担を軽減するためには、少ない人数でも短時間で業務を遂行できるよう、業務効率を高めるほかに手段がないのです。

法制度への対応

電子帳簿保存法の改正、インボイス制度の開始により経理部門に求められる業務量は増加しています。また、毎年のように行われる税制改正によって基礎控除の額なども変わってくるため、これらへの対応も経理業務の負担を増やす要因となっています。

新たな人材の採用が見込めない中、度重なる法改正に対応するためには業務効率を上げざるを得ない状況です。

経営のスピードアップ

変化のスピードが激しく、将来の予測が困難なVUCAの時代といわれる今、迅速かつ的確に経営判断を行うためには、月次決算の早期化が必要不可欠です。市場の変化や経営計画の遅れ、売上の変化を即座に把握し、スピーディーに意思決定を行うことができれば、ビジネスチャンスの逸失を防ぐとともに、リスクを最小限に抑えることが可能です。

経理業務の効率化は、VUCAの時代を生き抜く競争力を維持するためにも必要な施策となりつつあります。

デジタル・トランスフォーメーション（DX）

経理の属人化は業務プロセスのブラックボックス化を招き、担当者不在時の業務停滞やヒューマンエラーの増加につながります。情報通信技術が発達し、AIやクラウドの活用が当たり前となっている今、DXの推進による業務プロセスの可視化と標準化、自動化は、経理業務の属人化による課題を解消し、業務効率を高めます。

日本政府が企業全体のDX化を推進している点からも、経理業務の効率化対策が求められているのです。

02【現状把握】効率化を阻む「5つの課題」の見つけ方

人手不足による経理人材の採用難、働き方改革による残業時間の規制などにより、多くの企業において経理の効率化は優先的に取り組むべき事項となっています。しかしながら、実際には経理の効率化が進んでいない企業があるのも事実です。では、業務の効率化を阻む課題はどこにあるのでしょうか。

ここでは、経理業務の効率化を阻む自社の課題の見つけ方を5つご紹介します。

業務の棚卸しと可視化

自社の課題を見極めるためには、まず、現在の経理業務の棚卸しをする必要があります。1カ月の業務内容を書き出し、月間のスケジュールに合わせて、作業の時期、業務のボリューム、所要時間、担当者などを書き出すと業務の流れを把握しやすいでしょう。

さらに、リスト化した業務における課題を書き出します。例えば、領収書のチェックに時間がかかる、取引先ごとに異なる金融機関への支払い業務の負担が大きいなど、現状で抱えている課題を書き出していくことで、業務効率を低下させるポイントが見えてきます。

属人化のチェック

次に、特定の担当者だけが把握している業務がないかを確認していきます。経理業務は多岐にわたります。特に、難易度の高い業務の場合、税務や会計基準などの専門知識も求められるため、経験豊富な従業員のみが把握しているケースは少なくありません。

また、小規模の企業の場合、経理担当者が一人または少人数であるケースも見られます。その場合、経理担当者のルールで業務が進められている場合も多く、担当者の休暇時や退職時には適切な対応ができない可能性が高くなります。現時点での業務効率化はもちろん、将来の業務効率化と適正な経理体制の維持を目指す上でも、属人化されている業務のチェックは重要です。

アナログ作業の抽出

DX化が進んでおらず、ペーパーレス化が進んでいない企業もあるでしょう。アナログな作業は業務効率を著しく低下させます。特に、紙の領収書や請求書の整理や保管は、大きな手間となります。月ごとに分けてファイリングを行う作業の負担はもちろん、データをシステムやExcelに登録する入力の負担も発生します。さらに、特定の情報を確認する際には、膨大な書類の中から該当する書類を見つけ出さなければなりません。

また、社内の申請におけるハンコ承認の継続も業務効率化を阻む一因です。回覧の遅れにより最終承認まで時間がかかったり、回覧の進捗が把握できないため催促ができなかったりする事態が起こり得ます。

アナログ作業の抽出も経理業務の効率化を図る上では重要なチェックポイントです。

コミュニケーションコスト

領収書に不備があった場合、取引内容に不明点が発生した場合、他部門の担当者との確認作業が必要です。書類の差し戻しが頻発する場合、作業が停滞し、業務効率は低下します。

また、経費精算など、他部門において経理関連業務のルールの周知が徹底されていない場合、申請内容のミスが多く発生します。この場合、その都度適正な申請方法についての説明が必要になるため、多くの時間と労力が割かれることになります。

社内の情報伝達や意思疎通に過剰な手間がかかるコミュニケーションコストが高い状態も業務効率の低減につながります。コミュニケーションコストが発生しやすいポイントについても忘れずに確認するようにしましょう。

二重管理の有無

同じ情報を複数の場所やシステムで別々に管理する二重管理の状態は、同一情報を2回にわたって入力するという手間を増やします。経理業務においても、会計システムと社内資料作成のためのExcelファイルに入力するといった管理をしているケースもあるのではないでしょうか。

二重管理は、入力の手間を増やすという点において業務量負担を増やすだけではありません。同じ情報を別々のシステムやファイルに入力することで、入力ミスや二重登録などを招くおそれもあります。

03【ステップ別】経理業務を効率化する具体的な手法

前項でご紹介した方法により、経理業務の効率化を阻む課題が明確になったら、課題の解決に向けた取り組みを進めましょう。ここでは、経理業務の無駄を省き、効率化を実現する具体的な手法を5つのステップに分けてご紹介します。

STEP 1：ペーパーレス化の徹底（基本）

紙の書類を電子データに切り替えるペーパーレス化は、業務効率の向上にあたって必須の対策です。ペーパーレス化を徹底すると請求書や領収書の印刷や郵送、ファイリングにかかる時間を大幅に削減できます。また、取引先に対しても請求書のデジタル発行を希望すれば、データ入力の手間、封筒の開封作業、ファイリング作業といったアナログ作業の排除が可能です。紙の請求書や領収書についても、クラウド上にスキャナ保存をすれば、電子データと一元管理ができ、検索性も向上します。

さらに、社内の承認フローや経費精算の申請も電子化するシステムを導入すれば、ハンコ出社が不要となるためリモートワークも推進できます。承認者の出張時にも遠方から承認を行えるため、承認にかかる時間も短縮できるでしょう。また、導入するシステムによっては、期日までに経費精算の申請をしていない社員に対しアラートを掲出できます。

経理業務のペーパーレス化だけでなく、会社全体のペーパーレス化を推進し、電子契約を推奨すれば印紙税や郵送コスト、ファイリングの手間、保管コストの削減にもつながります。

STEP 2：キャッシュレス化とデータ連携

次に、キャッシュレス化とデータ連携も経理業務効率化の大切なポイントです。小口現金管理には、経費精算申請書の提出依頼と受領、領収書の受領とチェック、現金の払い戻し、小口現金出納帳への記帳、帳簿残高と実際の現金残高の照合、現金の補給など、多くの手間がかかります。

法人カードを導入し、業務上での支払いには法人カードを利用すると、小口現金に関する作業を廃止が可能です。キャッシュレス化により、経費精算の申請が不要となれば、営業担当者など、他部門の社員の業務負担も軽減できます。ただし、法人カードの審査は厳しく、創業間もない企業などは審査に通過しない場合もある点には注意が必要です。

また、銀行のシステムと会計ソフトのデータを連携させれば、入力と仕訳作業を自動化できます。さらに銀行API経由で即時の振込データの送信や残高確認もできるため、業務効率を大きく向上させることが可能です。

STEP 3：ITツール・システムの導入

ペーパーレス化の推進とも関連しますが、経理業務の効率化を推進するにあたってはITツールの活用は必要不可欠です。クラウド会計システムを導入すれば、仕訳入力を自動化できます。金融機関の入出金データを自動的に取り込んで仕訳をする機能や機械学習によって類似する取引を自動的に仕訳する機能などが装備されているものが多いため、仕訳の入力に関する作業の大幅な軽減が可能です。また、紙の請求書についてもAI-OCRによってスキャンし、文字データに自動変換する機能が付加されているものもあります。

会計ソフト導入時には、社員が立て替えた経費の申請をオンライン上で行える経費精算システム、請求書の作成や発行、受領した請求書のデータ化を自動的に行える請求書管理システムの導入も検討すべきです。さらに、承認に関わる業務プロセスを電子化するワークフローシステムも導入すれば、より業務効率が高まります。

また、既存のシステムを運用している場合には、新規に導入するシステムと既存システムとの連携について十分に確認することを忘れないようにしましょう。

STEP 4：BPOやアウトソーシングの活用

経理業務の効率化を推進する上では、BPOやアウトソーシングの活用を検討したほうがよいケースもあります。まずBPOとはBusiness Process Outsourcingのことで、業務プロセス全体を一括して外部に委託する方法です。経理担当者が不在の企業や一人の社員が経理を担当している企業などは、属人化を防ぐため、BPOの活用も検討するとよいでしょう。

また、アウトソーシングはBPOとは異なり、特定の業務のみを外部に委託する手法です。経理担当者をコア業務に集中させたい場合などは、記帳代行や支払い代行など、ノンコア業務のアウトソーシングが適しています。

BPOやアウトソーシングを活用すると専門業者のノウハウを活用できるため、業務効率化はもちろん、業務の質を向上させることが可能です。さらに、経理業務のすべてまたは一部を外部に委託すれば、経理人材の採用にかかる費用や人件費、教育費などのコスト低減にもつながります。

STEP 5：業務フローの抜本的見直し（BPR）

ITツールの導入と運用、BPOやアウトソーシングの活用などによって経理業務の効率化に成功したら、次は、全社的な業務フローの改善を見直しましょう。BPRとはBusiness Process Re-engineeringの頭文字を取った言葉で、日本語では業務改革とも訳されます。業務改善は、特定の業務の一部の効率化や改善を行う取り組みですが、BPRは全社的に既存の業務フローや組織構造、システムなどの抜本的な見直しを行う改革を指します。

経理業務は、そのほかの部署とも密接に関わる部門であり、BPRによって会社全体の業務プロセスが大きく改善されれば、さらに業務の効率化を進めることが可能です。例えば、社内の承認フローの簡素化や締め日の見直しなどは、支払い業務などの負担軽減や経理業務の平準化につながるでしょう。

04効率化を成功させるための「ツール選定」3つのポイント

経理の効率化促進にはITツールの導入が必要不可欠です。しかし、ツールの選定を誤った場合、ツールの導入によって十分な効果を得られないばかりか新たなリスクを招く可能性があります。ここでは、自社に適した経理効率化ツールを選ぶ際のポイントを3つご紹介します。

既存システムとの親和性

既存システムとの親和性は、ツールの導入によって業務効率化を図る場合、もっとも注意しなければならないポイントです。ITツールの導入時には、複数のシステムを比較するケースが多いでしょう。その際、自社にとって必要な機能が搭載されているか、費用はどの程度かかるのかといった点については、必ず確認をするはずです。しかし、新たなツールの便利な機能やコストパフォーマンスばかりに意識が集中すると、既存システムとの連携性については見落としがちになります。

すでに導入しているシステムと連携できない場合、既存システムに加え、新たに導入したシステムへの入力も必要になるなど、ツールの導入によってかえって手間が増える可能性があります。既存システムと問題なく連携できるのかについては、必ず確認することが大切です。

現場の使いやすさ

どんなにコストパフォーマンスを抑えられるシステムであっても、操作が難しいものや導線が分かりにくく、直感的に操作しづらいシステムは、導入しても十分に活用できない可能性が高くなります。経理部門だけでなく、他部門の従業員にとっても使いやすいシステムであることも大切です。

必要な機能は搭載されているもののシンプルな設計でマニュアルなしでも操作ができるか、使用頻度の高いメニューを自社向けにカスタマイズできるかなど、操作性の面も確認するようにしましょう。

また、導入前にはデモンストレーションを依頼し、経理部門はもちろん、他部門の従業員にも実際に操作を体験してもらうことも大切です。使用感を確認した上で、機能や価格、操作性のバランスを鑑みながら納得できるシステムを選ぶようにしましょう。

サポート体制とセキュリティ

システム導入後のサポート体制も事前に確認しておきたいポイントです。クラウドサービスの場合、法改正が行われた場合でも自動的に最新の対応にアップデートされるため、導入側が何らかの操作をする必要はありません。しかし、オンプレミス型のシステムの場合、法改正の際には、ベンダーに依頼してプログラムを修正する必要があります。頻繁に法律や税制が改正されている今、オンプレミス型の場合には対応までにどのくらいの費用と時間がかかるのかも事前に確認しておくことが大切です。

また、システム上には会社のさまざまな情報が保存されます。万が一、不正アクセスなどによる情報漏えいが発生した場合、取引先とのトラブルに発展する可能性もあります。ISMS認証を取得しているかなど、情報セキュリティ面での安全性や信頼性についてもしっかりチェックしておくようにしましょう。

05よくある失敗例と対策

経理業務の効率化を目指し、新たなツールを導入する企業は増えているものの、中には当初の想定どおりには進まず、失敗してしまう事例もあります。よくある失敗には共通するパターンがあるものです。自社のツール導入時にはよくある失敗から失敗の原因を分析し、事前に失敗を防ぐ対策を講じることで、成功率を高めることができます。

ここでは、システム導入時によくある失敗例とその対策についてご紹介します。

失敗例1： ツールを導入したが、社内ルールが旧態依然のまま

最新のITツールを導入し、デジタル化を推進することで業務効率を向上させる予定だったものの、社内ルールを変更しなかったために失敗に陥る事例はよく見られます。例えば、電子申請を行えるシステムを導入したものの、運用ルールを変更しない場合、次のような問題が生じます。

「最終決裁者の印鑑が押印された紙を保存するというルールが継続されているため、データへの入力と紙の保存という二重の作業が強いられ、結果として業務量が増えてしまった。」

ツール導入時には、ツール導入だけでなく、同時に社内の運用ルールを見直し、業務効率改善につながる新たな規定を策定することが大切です。

失敗例2： 部分最適に陥り、全体的なフローが余計に複雑化した

業務全体の効率化ではなく、業務の一部だけの効率化を目指す場合、ツールの導入コストも導入時の労力も低く抑えられます。そのため、一部の業務だけの効率改善につながるツールを導入する企業も見られます。

しかし、一部分だけの効率改善を目指す場合、二重の入力が必要になったり、ツール間の整合性を維持するための作業に時間がかかったりするおそれがあります。業務フローがさらに複雑化すれば、当然、業務効率は低下します。

業務効率の向上を目指す際には、部分的な視点ではなく、全体を見る俯瞰的な視点が欠かせません。特定の業務だけをデジタル化しても、その前後の作業をデジタル化できなければ、かえって作業が複雑化し、ミスを誘発するおそれもあります。

ツール導入時には、会社全体への影響を考え、全体最適化がかなえられるシステムを導入することが大切です。

失敗例3： 現場の反対にあい、システムが浸透しなかった

現場の声を拾い上げず、上層部が独断でツールを選定したことで、実際にシステムを使用する現場から不満の声が上がり、システムの利用が浸透しなかったというパターンもよく見られます。

業務効率の向上によって現場の負担を軽減する意図で導入したツールでも、複雑な操作が求められるような場合やマニュアルを見ながらの学習が必要になる場合もあります。そのような場合、従業員にとっては、現状の業務で手一杯の状況の中、さらに新しいシステムの勉強も求められるという精神的な負担につながる可能性があるのです。

業務効率化を推進するシステムは導入して終わりではなく、実際に使用されることで初めて効果を発揮します。現場にシステムを浸透させるためには、導入によって得られるメリットを分かりやすく提示し、現場の理解を得ることが大切です。

06経理業務の効率化をサポートするクロスビリング

経理担当者が負担を感じる業務の一つが請求書の支払い対応ではないでしょうか。クロスビリングは、毎月届く、さまざまな請求書をおまとめし、お支払いを代行する請求書支払い代行サービスです。

請求書支払い業務の煩雑さ

現在は、電子データで請求書を発行する事業者も増えていますが、紙の請求書での発行が続けられているケースも少なくありません。請求書の支払いに対応するためには、紙やデータの請求書の内容と金額を確認し、それぞれ指定された期限までに、指定された金融機関に支払いを行う必要があります。さらに、請求書が届いたら期日までに買掛金に計上し、支払いが終わった後は消込を行い、請求書を保存するといった作業も必要です。

電子帳簿保存法の改正に伴い、スキャナ保存の要件が大幅に緩和されたため、企業によっては紙の保存ではなく、スキャナ保存に切り替えているケースもあるでしょう。いずれにしろ、経理担当者にはファイリングをしたり、スキャナで読み取ったりというアナログ作業も求められます。

クロスビリングが提供するサービス

クロスビリングでは、さまざまな企業から届く請求書をおまとめし、お支払いを代行しています。お客様は、クロスビリングの運営元である株式会社クロスチェックに月に1回お支払いするだけで、請求書支払い業務が完了します。そのため、何十枚、何百枚となる請求書を整理する必要も、それぞれの企業に支払いを行う必要もありません。

また、各企業の請求内容は分かりやすい帳票にまとめており、専用ページからいつでもご確認いただくことが可能です。仕訳のルールや支店・営業所・店舗への振り分けなども、すべて現在のルールに従った形で対応できます。電子帳簿保存法の改正にも対応しているため、過去の支払い情報についてもWeb上から簡単に検索し、確認が可能です。

クロスビリングの導入メリット

クロスビリングは、500社を超えるお客様にご利用いただいています。公共料金や通信料はもちろん、あらゆる種類の経費に対応しており、必要な情報はすべてカスタマイズするオーダーメイドの帳票作成も可能です。

さらに、契約料・解約料や契約期間の縛りもなく、初期費用の負担も発生しないため、気軽にご利用いただけます。また、これまでの請求書データをご送付いただくだけで支払い代行を依頼できるため、システム導入時のように複数回の打ち合わせやマニュアルの作成など、膨大な時間や手間がかかることはありません。

面倒な請求書支払い業務の負担を手軽に軽減したい場合は、ぜひクロスビリングの導入をご検討ください。

07まとめとチェックリスト

度重なる法改正により経理担当者の負担が増加する中、少子高齢化などにより経理人材の不足は深刻化しており、新戦力の獲得は難しい状況です。そのため、多くの企業が経理業務の効率化に取り組んでいます。

経理業務の効率化を図る上では、業務効率を低下させる原因がどこにあるのか、まずは自社の課題を見極めることが大切です。以下のチェックリストで自社の状況を確認してみましょう。

＜明日からできる効率化チェックリスト＞

□業務効率の低下はどこで発生しているのか？

□属人化している業務はないか？

□アナログ作業が発生している業務はどこか？

□コミュニケーションコストが発生していないか？

□二重管理の手間が生じていないか？

自社の課題が明確になったら、課題解決につながる機能を備えたITツールの導入も検討する必要があるでしょう。ただし、ITツールの導入だけでは業務効率化が実現できるわけではありません。ツール導入と同時に、ペーパーレス化やキャッシュレス化なども進め、経理部門だけでなく、会社全体の業務フローを見直すことが大切です。

また、より業務を効率化し、従業員を経理本来の業務に専念させるためには、システムの導入だけでなく、BPOやアウトソーシングの活用も検討するとよいでしょう。外部の専門業者に依頼をすることで、よりスピーディーで質の高い対応を期待できる可能性もあります。専門家に相談をすれば、業務効率の改善に向けた具体的な施策について役立つアドバイスを受けることもできるでしょう。

クロスビリングでは、ご契約いただいたお客様に対し、経費削減のコンサルティングも実施しています。数多くの企業を担当してきた専門家がプロの視点で経費削減のポイントや業務効率改善のポイントについて、実践的なアドバイスを行います。 請求書業務の負担にお悩みの場合は、ぜひクロスビリングまでお気軽にご相談ください。

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