01領収書をまとめることの重要性と課題

経理業務において、領収書を適切に取りまとめる作業は非常に重要です。しかし、多くの企業でこの業務が負担になっている現実があります。ここでは、領収書をまとめる必要性と、その作業がなぜ困難なのかを見ていきましょう。

なぜ領収書をまとめる必要があるのか

領収書を正確にまとめる作業が必要な主な理由として次の3点が挙げられます。

1. 所得税や法人税などを正しく計算し、申告するため

経費として計上するには、その支払いを証明する客観的な証拠が必要であり、領収書がその役割を担います。領収書がなければ基本的に経費としては認められません。

2. 法律で定められた保管義務を遵守するため

法人税法では原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）、会社法では10年間といったように、法律で証憑書類の保管が義務付けられています。

3. 税務調査への対応や社内の不正を防止するため

税務調査で提示を求められた際に迅速に対応できるだけでなく、経費の架空請求といった不正行為を抑止する効果も期待できます。

領収書をまとめる作業が難しい理由

領収書の取りまとめが多くの担当者を悩ませる背景として挙げられるのは次のような点です。

• 量の多さと発生頻度

日々の事業活動で絶えず発生するため、量が膨大になります。

• 形式の不統一

手書きやレシート、電子データなど形式がさまざまで、管理が複雑化します。

• 手作業への依存

目視での確認や手入力の作業は時間がかかり、ヒューマンエラーの温床となります。

• 保管スペースの確保

紙の領収書は法律で定められた期間保管する必要があり、物理的なスペースを圧迫します。

• 紛失・破損のリスク

紙媒体での管理は、紛失や破損のリスクが常に伴います。

02領収書整理の具体的な方法

領収書をまとめる作業には多くの課題が伴いますが、適切な方法を取り入れることで、業務負担の大幅な軽減が可能です。特に、電子データを活用した管理は、現代のビジネス環境において有効な解決策となる可能性が高まるでしょう。

紙で領収書を管理する方法

従来の方法で紙の領収書を管理する場合、一貫したルールで整理することが重要です。

• ノートやスクラップブックに貼る

日付順に領収書を貼り付け、余白に取引内容をメモしておくと、後で見返した際に分かりやすくなります。

• 封筒やファイルで仕分ける

「月別」や「勘定科目別」に分け、封筒の表面に合計金額などを記載しておくと、経費集計の際に便利です。

電子データで領収書を管理する方法

電子データによる管理は、物理的な保管場所が不要になり、検索性も向上するなど多くの利点があります。主な方法は次のとおりです。

• 経費精算システムや会計ソフトの活用

スマートフォンのカメラで撮影した領収書をOCR機能で自動データ化する方法で、データはシステム上で一元管理されます。

• スキャナ保存制度の活用

紙の領収書をスキャナで読み取り、電子データとして保存します。タイムスタンプの付与など電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙の原本は破棄が可能です。

• 法人カードの利用

カードの利用明細データをシステムと連携させることで、多くの支払いが自動でデータ化され、領収書との突合作業を簡略化できます。

紙、電子データ、どちらの場合であっても、領収書をため込まず、定期的に整理することが紛失を防ぎ、経理業務を円滑に進めるための鍵となります。

03経費精算業務の効率化と領収書整理

領収書の整理は、経費精算業務全体の一部です。そのため、領収書の取り扱いだけでなく、経費精算プロセス全体の見直しが抜本的な効率化につながります。ここでは、経費精算業務において、領収書処理の課題とその解決方法について見ていきましょう。

経費精算における領収書処理の課題

従来の経費精算業務では、申請者、承認者、経理担当者のそれぞれに次のような負担が生じています。

• 申請者

領収書ののり付けや申請書への転記作業に時間がかかり、コア業務を圧迫します。また、申請のために出社が必要になるケースも少なくありません。

• 承認者

申請書と領収書の目視での確認作業が負担となり、差し戻しが発生すると承認プロセスが滞留します。

• 経理担当者

全社から集まる大量の領収書のチェック、会計ソフトへの手入力、保管・管理といった業務に追われ、ミスが発生しやすくなります。

これらの課題は、業務の非効率化を招くだけでなく、従業員の満足度低下にもつながりかねません。

経費精算システムを活用した解決策

申請者、承認者、経理担当者、それぞれにかかる負担は、経費精算システムの活用による業務自動化で解決する可能性が高まります。

• 申請・承認プロセスの電子化

スマホアプリでの撮影・申請やOCRによる自動入力で申請者の負担を軽減します。承認も場所を選ばずに行え、業務がスピードアップします。

• 経理業務の自動化

会計ソフトと連携して仕訳を自動作成し、手入力作業をなくします。電子帳簿保存法に対応したシステムなら、ペーパーレス化も実現可能です。

04領収書整理の効率化を進めるためのポイント

領収書整理の効率化を成功させるには、単にツールを導入するだけでは不十分です。社内の業務フローを見直し、全社的な取り組みとしてペーパーレス化を推進することが重要になります。

業務フローの見直しとルール設定

まず現状の業務フローを可視化して課題を洗い出し、それを解決するための新しいルールを明確に設定します。例えば、次のようなルールが考えられます。

• 経費精算の申請期限

「月末締め、翌月5営業日以内」のように具体的な期限を設けることで、領収書のため込みを防ぎます。

• 申請方法の統一

経費精算システムを利用する、特定のフォーマットを使用するなど、申請方法を一本化し、担当者の確認作業を簡略化します。

• 交際費などの上限設定

事前申請を必須にしたり、金額の上限を設けたりすることで、ガバナンス強化と確認作業の効率化を図ります。

• 領収書の提出方法

スマートフォンアプリでの撮影を原則とし、電子データでの提出を徹底するルールを定めます。

これらのルールを設定した後は、社内全体に周知徹底することが不可欠です。なぜルールを変更するのか、それによってどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明し、従業員の理解と協力を得ることが、新しいフローを定着させる鍵となります。必要に応じて、マニュアルの作成や説明会を実施することも有効でしょう。

ペーパーレス化の推進

ペーパーレス化は、領収書整理を効率化する上で欠かせません。電子帳簿保存法に対応し、紙媒体を前提とした業務から脱却することで、多くのメリットが生まれます。

• コスト削減の実現

ペーパーレス化により印刷代や郵送費、保管スペースにかかる費用を削減できます。

• 業務効率の向上

印刷や郵送にかかる手間の削減に加え、必要なデータをキーワードで即座に検索できるようになり、大幅な業務効率の向上が可能です。

• セキュリティの強化

データへのアクセス権限を設定することで、紙で管理に比べ、情報漏えいリスクを低減します。

• 多様な働き方の推進

押印や資料確認のために出社する必要がなくなり、場所を選ばずに業務を行えるため、テレワークに対応しやすくなります。

05領収書処理業務アウトソーシングや支払い一括サービスのおすすめ

領収書整理や経費精算業務の効率化は、社内のリソースだけで対応する以外にも、外部の専門サービスを活用する方法があります。アウトソーシングや支払い一括サービスは、企業の状況によって有効な選択肢となり得ます。

アウトソーシングという選択肢

アウトソーシング（BPO：ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、自社の業務プロセスの一部を、専門的なノウハウを持つ外部の企業に委託することです。領収書の処理や経費精算業務も、アウトソーシングの対象とできます。

アウトソーシングを活用する最大のメリットは、経理担当者が領収書のチェックや入力といった定型的な作業から解放され、予算管理や経営分析といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる点です。また、専門業者に委託することで、業務の品質向上や迅速化が期待できるほか、法改正などへの対応もスムーズになる可能性があります。

依頼できる業務内容はサービス会社によってさまざまです。一般的には、従業員から提出された領収書のチェック、データの入力（記帳代行）、支払いデータの作成、領収書のファイリング・保管などが含まれます。

ただし、外部に業務を委託するためのコスト増、情報漏えいのリスク管理の手間などデメリットも少なくありません。委託先企業のセキュリティ体制を事前にしっかりと確認することが不可欠です。さらに、業務を完全に外部に依存してしまうと、社内に経理業務のノウハウが蓄積しにくくなるという側面も持ち合わせています。

アウトソーシングを検討する際は、これらのメリット・デメリットを十分に比較し、委託する業務範囲を明確にした上で、信頼できるパートナー企業を選ぶことが重要です。

支払い業務をひとまとめにするクロスビリング

領収書の発生源となる支払いを効率化するアプローチとして、請求書支払いを一括代行するサービスの活用も考えられます。例えば、株式会社クロスチェックが提供する「クロスビリング」は、企業に届くさまざまな請求書を一本化し、支払いを代行するものです。

このサービスを利用すると、取引先ごとに異なっていた請求書の受け取りや支払い処理が、クロスビリングへの一度の支払いで完結します。これにより、経理担当者は多数の支払い手続きから解放され、業務負担を大幅に削減できる可能性があります。

具体的には、クロスビリングが取引先各社から請求書を回収し、内容の確認から支払いまでを代行します。企業側は、まとめられた請求内容を確認し、月に一度、クロスビリングに一括で支払うだけです。これにより、振込手数料の削減や、会計処理の簡素化といったメリットも期待できます。

領収書が発生するような少額の経費支払いとは直接的な関連が薄い場合もありますが、企業全体の「支払い」という業務を大きな枠で捉え、請求書支払いを効率化することは、経理部門のリソースを確保し、結果的に経費精算業務の改善に注力できる環境を整えることにつながります。

経理DXを推進し、ガバナンスを強化するという観点からも、このような支払い一括サービスの導入は有効な選択肢の一つとなるでしょう。

06領収書を効率よくまとめて業務改善を

電子データでの管理が普及する一方、紙の領収書を従来の方法で管理することも、ルールを決めれば効率的に行えます。紙で管理する上でもっとも重要な点は、一貫した基準を設けて、受け取った都度整理する習慣をつけることです。

具体的な方法として、ノートやスクラップブックに貼り付けていく方法があります。日付順（時系列）に領収書を貼り、余白に取引内容や参加者といったメモを書き加えておくと、後から見返した際に取引の状況が理解しやすくなります。

もう一つの方法として、封筒やクリアファイルを活用する整理術も挙げられます。例えば、「月別」に封筒を分ける、あるいは「交際費」「消耗品費」といった「勘定科目別」にファイルを分けて、その中に該当する領収書を保管します。封筒やファイルの表面に合計金額などを記載しておくと、経費を集計する際にも便利です。

どの方法を選択する場合でも、領収書をため込まず、定期的に整理することが紛失を防ぎ、経理業務を円滑に進めるための鍵となります。

また、大幅に効率化を進めるのであれば、アウトソーシングの検討もおすすめです。例えば、請求書の受け取りから支払いまでの業務効率化を実現するクロスビリングを導入すれば、請求書関連に関わる業務のほぼすべての効率化が実現します。 領収書の管理はもちろん、請求書の電子化に伴い請求書業務の効率化を検討されている際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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