01領収書とは？

では早速、領収書の概要やレシート、領収証との違いなどから確認していきましょう。

領収書の役割

領収書は、金銭のやり取りがあったことを示す書類であり、取引の事実を裏付ける書類です。取引や契約の事実を証明する書類を「証憑」といい、領収書も証憑書類の一つに含まれます。

領収書には、商品やサービスを提供した側が相手から金銭を受け取ったことを証明し、反対に商品やサービスを受け取った側が金銭を確実に支払ったことを証明する役割があります。

したがって、領収書には、金銭の授受の証明となるよう、発行日や支払いのあった金額などが記載されています。

領収書とレシートの違い

レシートも領収書と同じく、商品やサービスを購入し、金銭の授受があったことを証明する書類であり、レシートも領収書も同じ役割を持ちます。ただし、レシートはレジから自動発行されるものであり、購入品目と品目ごとの単価が記載されますが、基本的に領収書のように宛名が記載されることはありません。

一般的に、レシートは小売店や飲食店など、不特定多数を対象としたビジネスにおいて、代金の収受を証明する書類として発行されるケースが多くなっています。税務調査時においては、領収書もレシートも証憑書類として扱われます。

レシートは機械的に印字されているため、偽造がしにくく、さらに品目と金額が明記されているため、不正を防止しやすいという利点があります。しかしながら、企業によっては、経費精算の際には、レシートではなく、領収書の提出を求めるケースもあるようです。

領収書と領収証の違い

領収書と領収証はほぼ同義で使用されており、大きな違いはありません。

国税庁ではWebサイトに『「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」、「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭または有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭または有価証券の受取書に該当します。』と記載しています。

つまり、領収証も金銭や有価証券の受け取りを証明する証憑書類として扱うことが可能です。

参照元：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

インボイス制度における領収書の扱い

2023年10月1日からインボイス制度（適格請求書等保存方式）が開始されています。領収書も、インボイス（適格請求書）の要件を満たしていれば、インボイスとして扱うことが可能です。

ただし、要件を満たしていない場合、領収書はインボイスとして認められません。その場合、領収書の受け取り側が消費税の仕入税額控除を受けられなくなってしまうため、注意が必要です。

02領収書の発行・受領が必要な理由

領収書は、金銭を受け取った側が発行する書類です。では、領収書の発行や受領はなぜ必要なのでしょうか。領収書の発行と受領が必要な理由をご紹介します。

領収書の発行義務があるから

民法第486条では「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。」と規定されています。そのため、金銭を受け取った場合に、受け取り側から領収書の発行を求められた際には領収書を発行しなければなりません。また「弁済と引換えに」と示されていることから、金銭を受け取りと同時に領収書を発行する必要があると捉えることができます。

このように、領収書の発行が必要な1つ目の理由は、法律上、領収書の発行をする義務があるからです。

二重の支払いや請求を防ぐため

領収書は、二重の支払いや請求を防ぐための役割も持っています。

例えば、すでに代金を支払っている場合に、再度代金の請求が行われるケースもあるかもしれません。その場合、領収書があれば代金の支払いが済んでいることを証明できるため、二重の支払いを回避することが可能です。

また反対に、すでに代金を受け取っている場合でも、領収書の発行控えを保管していなければ、代金を受け取ったかの記録があいまいとなり、二重に代金を請求してしまうおそれもあるでしょう。二重請求は顧客との信頼関係にも影響を与えるため、絶対に避けなければならない事態です。領収書の控えがあれば、二重に請求するリスクを抑えることができます。

領収書には、このように、二重の支払いや請求を防ぐ役割があります。

内部不正の防止

領収書には、経費にまつわる内部不正を防止する効果もあります。

企業では、仕事のためにかかった費用を経費として精算することが可能です。多くの企業では、経費精算の際には、領収書の提出をしなければならないルールとしています。なぜなら、領収書がない場合、実際には支払っていない費用まで経費として申請する従業員がいるかもしれないからです。

領収書の提出を義務付けなければ、家族や友人へのプレゼントをクライアントへの贈答品として経費申請をしたり、出張をしていないにもかかわらず新幹線代や宿泊代などを請求したりすることができてしまいます。また、実際には2万円程度であった接待交際費を5万円として請求するといった不正が行われる可能性もあるでしょう。

従業員に領収書の提出を義務付けると、経費に関連した内部不正を防ぎ、正しい経費管理を行えるようになります。

申告時の証憑書類となるため

税金の申告を行う際、領収書は、取引や支出を証明する証憑書類となります。領収書がなければ、計上していた売上額や支払額が正しいものであるかの証明ができません。

税務署に提出した確定申告書類に疑義が生じた場合、税務署では納税者に対し税務調査を実施します。税務調査では、帳簿書類などを詳細に確認しながら、売上や経費として計上している額が正しいものであるか、領収書と照らし合わせて細かくチェックします。

万が一、領収書がないにもかかわらず、経費として計上していた額が見つかった場合や、領収書があるにもかかわらず売上に計上されていない取引が発覚した場合、ペナルティとして加算税の納税を求められる可能性があります。

領収書は、正しく申告を行っていることを証明する書類でもあるのです。

03領収書の記載事項と正しい書き方

領収書を発行する立場となった場合、領収書には正しい情報を記載しなければなりません。必要な情報が記載されていなかった場合、取引先からのクレームにつながるおそれもあります。

ここでは、領収書の記載項目とインボイスに求められる記載項目に分け、それぞれの記載方法について解説します。

領収書の記載項目と書き方

領収書には次の項目の記載が必要です。

・発行日

領収書には、代金を受け取った年月日を記載します。領収書がどの年度に発生したものであるかを区分するため、西暦・和暦のいずれでも問題ありませんが、必ず、年からの記載が必要です。

・宛名

宛名には、代金を受け取った相手の氏名や名称を記載します。相手が法人の場合は、法人名を省略せず、正式名称で記載しなければなりません。

・金額

受け取った代金の額を正しく記載します。金額の先頭には「￥」や「金」と記載し、末尾にも「－」や「也」の記載が必要です。これには、領収金額の改ざんを防ぐ目的があります。先頭や末尾に数字を書き加えられると、金額を簡単に改ざんされてしまいます。そのため、領収金額の箇所は改ざんされにくいよう、前後に空白を残さないように記載しましょう。

・但し書き

但し書きは、支払いの対象となった商品やサービスについて記載する箇所です。「御食事代として」、「書籍代として」など、具体的に品目やサービスの内容を記載するようにします。

・金額の内訳

金額の内訳とは、税率ごとに合計した対価の額のことです。現在の消費税率は、8％と10％があり、領収書にはそれぞれの税率に分けて、金額を記載するようにします。

・発行者名

領収書の発行者の氏名や会社名などを記載し、連絡先として住所や電話番号、メールアドレスなどを記載します。

インボイスの記載項目

インボイスには、次のような項目の記載が求められます。

・宛名

インボイスを受け取る側の事業者の氏名や名称を記載します。

・インボイス発行事業者の氏名または名称、登録番号

インボイスを発行した事業者の名前や名称、インボイスの登録番号を記載します。

・取引年月日

取引を行った日を記載します。

・取引内容

販売または提供した商品やサービス内容とその金額を記載します。

・軽減税率対象品目である旨

取引内容のうち、軽減税率の対象品目であるものに対してはその旨を記載しなければなりません。

・税率ごとに区分した対価の額と適用税率

標準税率の10％と軽減税率の8％に分けて、それぞれに合計した取引金額と適用税率を記載します。取引金額については、消費税抜きでも込みでもどちらでも問題はありません。

・税率ごとに区分した消費税額等

10％と8％に分けて、それぞれの消費税額の合計を記載します。

04領収書を発行する際の注意点

領収書の発行をする際には、いくつか注意しなければならないことがあります。領収書発行時の注意点を4つご紹介します。

あいまいな表現を使用しない

領収書を発行する際、宛名には、領収書を受け取る相手の氏名や名称を正しく記載することが大切です。また、但し書きにも具体的な品目名やサービス名を記載する必要があります。

慣習として領収書の宛名に「上様」と記載したり、但し書きに「お品代」と記載したりするケースもありますが、このようなあいまいな表現は、税務調査時に指摘を受ける可能性があります。上様やお品代では、領収書の受取人や代金の支払い対象が不明確だからです。

あいまいな記述の場合、領収書の偽造や不正につながるおそれもあるため、領収書を発行する際には、必ず宛名には相手の正式な氏名や名称を記載し、但し書きにも具体的な内容を示すようにしましょう。

金額に応じた収入印紙を貼付する

5万円を超える現金の受け取りがあった場合は、領収書に収入印紙の貼付が必要です。貼付すべき収入印紙の額は、金額ごとに以下の表のように決められています。

記載金額	税額
5万円未満のもの	非課税
5万円以上100万円以下のもの	200円
100万円を超え200万円以下のもの	400円
200万円を超え300万円以下のもの	600円
300万円を超え500万円以下のもの	1,000円
500万円を超え1,000万円以下のもの	2,000円

また、領収書に貼付した収入印紙には、割印を押さなければなりません。割印は、収入印紙の使いまわしを防ぐために必要となります。

実際には金銭の受け渡しがないクレジットカード決済の場合や、領収書をデジタルで発行している場合は、領収金額が5万円以上であっても収入印紙の貼付は不要です。

領収書とレシートの二重発行をしない

領収書とレシートは、いずれも金銭の受け取りがあったことを証明する書類です。そのため、領収書とレシートを二重に発行すると、経費の二重計上などの不正を招くおそれがあります。したがって、たとえ顧客側から領収書とレシートの両方の発行依頼を受けた場合であっても、二重発行を行ってはなりません。

レシート発行後に領収書の発行を希望された場合は、領収書のみを渡し、レシートは自社で保管するようにします。

領収書の発行が不要なケース

現金取引ではない、クレジットカードでの支払いの場合、領収書は発行しなくても問題ありません。なぜなら、クレジットカードでは、顧客に直接代金を請求するのではなく、クレジットカード会社に請求し、クレジットカード会社から支払いが行われるからです。

また、銀行振込で支払いがなされた場合も領収書を発行しないケースが多くなっています。銀行振込の場合、銀行に支払い履歴があるため、領収書を発行しなくても代金の支払いがあったことを証明できるからです。

しかしながら、クレジットカード支払いの場合も銀行振込の場合も、領収書の発行依頼を受けた場合は発行するケースが一般的となっています。

05領収書を受け取る側の注意点

ここまで領収書の発行をする際の注意点をご紹介してきましたが、領収書を受け取る側にも注意しなければならない点があります。領収書の受け手側が注意すべき点は以下の3つです。

原則として再発行は受けられない

領収書は原則として再発行はなされません。何度も領収書を発行する場合、二重計上などの不正を招くおそれがあるからです。そのため、領収書を受け取ったら紛失しないようにしっかり保管しておくことが大切です。

取引先によっては、領収書の再発行に応じてもらえる場合もありますが、その場合であっても、再発行された領収書には、再発行である旨が記載されるケースが一般的となっています。

保管義務を守る

領収書は、法律によって一定期間の保管が義務付けられています。

法人の場合は、原則として7年間、領収書を保管しておかなければなりません。また、個人事業主の場合は、青色申告を行っているか白色申告を行っているかによって、保管期間が異なります。青色申告者の場合は、法人と同様、原則として7年間の保管が必要です。一方、白色申告の場合の保管期間は5年となっています（※ただし、消費税の課税事業者の場合は7年間の保存が必要です）。

電子帳簿保存法と領収書

電子帳簿保存法の改正により2024年1月1日以降、メールやクラウド上で受け取った領収書は、紙ではなく、電子データのままの保存が義務付けられています。以前のように、紙に出力し、保管する方法では法令違反になる可能性があるため、電子データで受け取った領収書は必ずデータのまま保管するようにしましょう。

また、紙で受け取った領収書は、紙の領収書のまま保管するか、スキャナで読み取り電子保存するか、いずれかの方法を選択することが可能です。

06領収書がない場合の経費処理方法

経費精算の際には、支払いの証明として領収書の提出を義務付けている企業がほとんどです。しかし、すべての取引において領収書が発行されるわけではありません。領収書は税務調査時の証憑としても役立つものであり、領収書がなければ経費の正当性を主張できない可能性があります。では、領収書がない場合、経費精算はどのように行えばよいのでしょうか。

クレジットカード払いの場合

クレジットカードで支払った場合、領収書は発行されないケースがほとんどです。その場合は、利用明細書を領収書の代わりとして使用します。利用明細には、取引日や購入金額、取引内容が記載されているため、支払いの証明書として利用することが可能です。

クレジットカードの利用明細で経費を処理した場合は、領収書と同様、明細書についても証憑書類として一定期間保管しておくことを忘れないようにしましょう。

なお仕入額控除を利用する場合、クレジットカード利用明細書はインボイス記載事項を満たす書類には該当しないため、購入時の領収書等を保存することが推奨されます。

電車やバスなどを利用した場合

電車やバスなどの交通機関を利用した場合、その都度、領収書の発行を受けることが難しい場合もあります。そのような場合は、出金伝票を使って経費処理を行います。出金伝票とは支払いをした日付、支払い相手の名称、支払った金額、支払いの目的や取引の内容などを記載した書類のことです。

また、交通費の場合は、交通費精算書を利用することもできます。交通費精算書は、日付や訪問先、訪問目的、交通機関の種別、料金を記載する書類です。交通費精算書があれば、より具体的に交通費の使途を証明できるようになります。

自動販売機を利用した場合

自動販売機にも、領収書やレシートの発行機能はついていません。自動販売機で会議や打ち合わせ用のドリンクを購入するケースもあるでしょう。その場合も、出金伝票を使って、日付や金額、支払い目的、支払い内容などを記載するようにします。単価や数量、会議や打ち合わせの参加者などを記載しておくと、より信憑性を高めることができます。

祝儀や香典などを包んだ場合

取引先など、関係者に祝いごとや不幸があった場合に、御祝儀や御香典を渡すこともあるでしょう。冠婚葬祭にまつわるこれらの費用については、領収書が発行されることはありません。冠婚葬祭の費用が発生した場合も、出金伝票を用いることで経費の精算は可能です。

ただし、支出の事実を証明できるよう、パーティーや葬儀などの際に渡される招待状や挨拶状などを一緒に保管しておくと、税務調査時に指摘を受けにくくなります。

07まとめ

領収書とは、取引において金銭の受け渡しがあったことを証明するための書類です。レシート、領収証などは、すべて代金の支払いがあったことを示す書類であり、領収書と同様に取り扱って問題はありません。

また、インボイス制度のスタートや電子帳簿保存法の改正などにより、領収書の取り扱い方も変わってきています。インボイスの要件を満たしていない領収書は、消費税の仕入税額控除を適用できないため、取引先との間でトラブルに発展するおそれもあります。さらに、電子取引に関する領収書は、紙ではなく、電子データでの保管が必要になっています。 領収書を適切に発行・管理しない場合、トラブルに発展するおそれだけでなく、税務調査時に指摘を受け、加算税などのペナルティを課される可能性もあります。領収書のルールはしっかり把握しておくようにしましょう。

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