01電子帳簿保存法とは

まずは、電子帳簿保存法とはどのような法律なのか、電子帳簿保存法の概要から確認していきましょう。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という、国税に関連する帳簿や書類などの電子保存を認める法律です。創設されたのは30年近く前となる1998年ですが、経理のデジタル化による生産性の向上、記帳水準の向上、テレワークの推進などを目的として複数回にわたる改正が行われています。

ここ最近のもっとも大きな改正は2022年に実施されたものです。この改正に伴い、2024年1月1日以降は電子取引でやり取りをした書類はデータで保存することが義務化されています。

かつては、電子的に発行された書類は、出力し、紙で保管することも認められていました。しかし、改正後は紙での保管は認められず、電子データで保管しなければならなくなったのです。

電子帳簿保存法の3つの制度

電子帳簿保存法では、大きく分けて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの制度に区分されています。このうち電子取引データ保存は必ず対応が必要ですが、電子帳簿等保存、スキャナ保存については義務化されておらず、現状では希望者のみの任意の対応で問題ありません。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、帳簿を電子データとして保存することです。会計ソフトなどを使用し、パソコンで作成した帳簿や国税関係書類は、紙に印刷をせず、電子データのまま保存することが認められています。具体的には、会計ソフトやパソコンで作成した仕訳帳、勘定元帳、固定資産台帳、試算表、棚卸表、請求書・納品書・見積書などの控えは、電子データのまま保存が可能です。

また、一定の要件を満たす帳簿は「優良な電子帳簿」として扱われます。事前の届出は必要になるものの、優良な電子帳簿を作成する場合、過少申告加算税の軽減などの優遇措置が適用されます。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で受領または作成した領収書や請求書などの書類を電子データで保存できる制度です。スキャナで読み込み、電子データで保存する方法のほか、要件を満たしていればスマートフォンやデジカメでの保存も認められています。

電子取引データ保存

電子的にやり取りしたデータは、紙ではなく、電子データのまま保存することを定めた制度です。電子帳簿保存やスキャナ保存への対応は任意ですが、電子取引データに関しては対応が義務化されており、企業や個人事業主は必ず対応をしなければなりません。

02電子帳簿保存法で求められる保存要件【2026年最新】

電子帳簿保存法では、帳簿や書類を保存する際の要件が定められています。3つの制度ごとの保存要件についてご紹介します。

電子帳簿等保存の保存要件

電子帳簿等保存では、特定の条件を満たす「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」のいずれに該当するかによって、保存要件が変わってきます。優良な電子帳簿として保存する場合、過少申告加算税が軽減されるほか、所得税の青色申告特別控除（65万円）の適用を受けることができます。

電子保存するための要件は、次の表のとおりです。

保存要件		帳簿		書類
		優良	その他
記録事項の訂正・削除をした場合には、これらの事実および内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること		◯	－	－
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること		◯	－	－
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること		◯	－	－
システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど）を備え付けること		◯	◯	◯
保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作説明書を備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと		◯	◯	◯
検索要件	①取引年月日、取引金額、取引先の3項目で検索できること	◯	－	－ ※3
	②日付または金額の範囲指定により検索できること	◯ ※1	－	－ ※3
	③2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること	◯ ※1	－	－
税務調査時には税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと		－ ※1	◯ ※2	◯ ※3

※1　検索要件の①～③については、税務調査時のダウンロードの求めに応じることができる状態の場合は②、③についての要件は不要。

※2　優良の条件をすべて満たしているときは不要。

※3　取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定できる機能を確保している場合は、税務調査時に税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことの要件は不要。

参照元：国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」

○の数を比べても過少申告加算税の軽減措置などの適用が受けられる「優良な電子帳簿」のほうが満たすべき要件は多くなっています。しかし、優良な電子帳簿の要件を満たしているかどうかの判断は難しいケースも少なくありません。判断に悩む場合は、国税庁のチェックシートを活用してみましょう。

参照元：国税庁「～優良な電子帳簿の要件判定チェックシート～」

スキャナ保存の保存要件

要件	重要書類	一般書類
	入力期間の制限	おおむね7営業日以内または受領後2カ月＋おおむね7営業日以内
一定の解像度による読み取り	解像度200dpi相当以上で読み取る
カラー画像による読み取り	赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること。ただし一般書類はグレースケールも可。
タイムスタンプの付与	入力期間内にタイムスタンプを一の入力単位ごとに付すこと。
バージョン管理	スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認できるシステム等または訂正･削除できないシステム等を使用すること。
帳簿との相互関連性の確保	スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。	－
見読可能装置等の備え付け	14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること。ただし、グレースケールで読み取った一般書類は、カラー対応でないディスプレイ及びプリンタでの出力でも問題なし。

参照元：国税庁「【令和6年1月以降用】電子帳簿保存法　はじめませんか、書類のスキャナ保存」

タイムスタンプとは、電子データの存在と改ざんがなされていないことを証明するシステムです。スキャナ保存ではタイムスタンプを付与する必要がありますが、当初は3営業日以内に付与すべきとされていたタイムスタンプが最長2カ月＋おおむね7営業日もしくはおおむね7営業日以内に延長されています。また、クラウドシステムなどによって訂正や削除の記録が保存できる場合はタイムスタンプの付与が不要となっています。

電子取引の保存要件

電子取引の保存については「真実性の確保」と「可視性の確保」に対応しなければなりません。

真実性の確保とは、保存データが削除・改ざんされていないことを指します。真実性の確保における保存要件では、以下のいずれかの措置が求められます。

・タイムスタンプの付与後の授受

・おおむね7営業日以内または最長2カ月＋おおむね7営業日以内のタイムスタンプの付与

・訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け

・データの訂正削除を行った記録が残るシステム、または訂正削除ができないクラウドサービス等を利用したデータのやり取り

可視性の確保とは、保存データを検索、表示できる状態で保存しておくことです。電子取引においては、可視性の確保として以下の要件を満たさなければなりません。

・保存場所にパソコンやプログラム、ディスプレイ、プリンタとそれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく

・自社開発のプログラムを使用する場合は、電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付ける

・次の機能を有する検索機能を確保する

1. 取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先ごとに検索できる
2. 日付または金額の範囲を指定して条件設定ができる
3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索ができる

03電子帳簿保存法の対象となる書類とは

電子帳簿保存法に対応するためには、それぞれの制度における対象書類を把握しておく必要があります。

電子帳簿等保存の対象書類

電子帳簿等保存の対象となる書類は、会計ソフトやパソコンを使い、電子的に作成した帳簿や書類です。具体的には以下のような国税関係帳簿や決算関係の書類、取引関係書類が該当します。

・仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳などの国税関係帳簿

・試算表、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類

・請求書や見積書、納品書、注文書、領収書などの自社発行書類の控え

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存の対象書類は、取引先から紙で受け取った取引関係の書類と自社において紙で発行した取引関係書類です。具体的には次のような書類が対象となります。

・取引先から受領した紙の請求書や見積書、納品書、注文書、領収書など

・自社が紙で発行した請求書や見積書、納品書、注文書、領収書などの控え

電子取引の対象書類

電子取引の対象書類は、取引関係書類のうち、電子データによって授受した書類です。基本的にはスキャナ保存の対象書類で、電子データで取引した書類が対象となります。

電子帳簿保存法の対象から外れる書類

電子帳簿保存法の対象となるのは、パソコンなどを使って作成された国税に関連する帳簿や書類、電子取引で授受した書類です。手書きで作成された帳簿などについては、紙の原本を保存しなければならない点に注意が必要です。

04電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法の改正に伴い、電子取引によって授受した書類は電子的に保存しなければなりません。細かな要件があるため、対応が難しいように感じる場合もありますが、電子帳簿保存法に対応すると次のようなメリットを得られる可能性があります。

ペーパーレス化によるコスト削減を実現できる

電子的に作成した帳簿や書類を紙で保管する必要がなくなるため、ペーパーレス化が進みます。そのため、印刷に伴う用紙代やインク代、ファイル代などのコストを削減できます。さらに、法人の場合、帳簿は原則7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間）の保管義務があります。紙で保存する場合、保管用のキャビネットやキャビネットを置く保管スペースが必要でしたが、これらの確保も不要になるため、この点からもコストの削減を実現できるでしょう。

生産性の向上が期待できる

書類をデータで保管すれば、印刷やファイリングなどのアナログ作業が発生しません。さらに、何らかの確認が必要になった場合、膨大なファイルの中から該当の書類を探し出す作業は手間がかかるものです。しかし、データで保管できるようになり、検索機能も備えれば、時間をかけずに必要な情報をピックアップできるため、業務効率を向上させることができるでしょう。

電子データでの保管はリモートワークの推進にもつながります。オンライン上でデータや書類の確認ができれば、オフィスに出社する必要性はありません。従業員のニーズに合わせ、多様な働き方にも対応できるようになると、組織全体の生産性向上が期待できます。

セキュリティ面での強化につながる

紙の書類の場合、紛失や盗難によって大切な情報を漏えいさせるおそれがあります。また、火災や水害などによって消失するおそれもあるでしょう。しかし、電子化し、データへのアクセス権限の制御、暗号化などによってセキュリティを強化すると、紙の書類の際の紛失リスクや盗難リスクを抑えることができます。

また、クラウド上に保管をすれば、火災や水害などが発生した場合でもデータが消失するおそれは少なく、迅速な事業の継続を可能にします。

05電子帳簿保存法に対応することで生じる負担

電子帳簿保存法に対応すると、コスト削減、生産性の向上、セキュリティ対策の強化といったメリットを得られます。しかし、その一方で電子帳簿保存法に対応するためには、一定の負担が生じる点も理解しておかなければなりません。

機器やシステム導入のコストがかかる

帳簿や書類を電子データとして保存するためには、スキャナなどの機器やシステムの導入が必要です。これらのシステムを導入する際には当然コストが発生します。また、クラウドサービスを利用する際には、毎月、システム利用料を支払わなければなりません。

社内のルール周知に時間がかかる

電子帳簿保存法に対応するためには、新たな機器やシステムの操作方法、業務プロセスなどを社内に周知させる必要があります。従業員が電子帳簿保存法のルールを理解していなければ、正しい運用をすることはできません。

社内ルールの周知にあたっては、事前にプロジェクトを結成し、責任者を決定した上で、明確な社内ルールを策定し、説明会や研修などによって従業員に指導する必要があるでしょう。また、新たなやり方を導入する場合は従業員からの不満を招くおそれがあり、運用体制の整備までには、ある程度の時間と手間がかかると想定されます。

さらに、運用後はミスが発生したり、質問が増えたりと、担当の従業員の負担が増えるでしょう。それに伴い、残業代などのコストも増加する可能性があります。

書類整理の負担がかかる

取引先から受け取る書類は、電子データで送付されるものばかりではありません。紙の書類で受領したものは、スキャナ保存または紙での保存を選択できます。紙で受け取った書類を電子化する場合は、スキャナで読み込まなければならず、スキャナ保存をするまでにアナログな処理が発生し、これまでよりも手間がかかる可能性があります。また、ある請求書については紙で保存し、別の取引先からの請求書はデータで保存するとなると、書類を探す際などに不便が生じるおそれもあるでしょう。

つまり、紙と電子データの2種類の書類が混在するとなると、かえって書類整理の負担がかかるおそれがあるのです。

06クロスビリングなら電子帳簿保存法にも対応

クロスビリングは、各社から送られる請求書をおまとめし、支払いを代行するとともに、帳票の作成までを代行するサービスです。

通信サービスや公共料金の請求書については、クロスチェックから適格請求書や立替金請求書を発行しています。これらの内容はオンライン上のWebcheckから閲覧とダウンロードができますが、Webcheck上で改ざんすることはできません。そのため、電子帳簿保存法の要件を満たす形で書類の保存が可能です。また、個別の請求書についてもWebcheckから閲覧やダウンロードできます。

電子データで発行される請求書や紙で発行される請求書をまとめ、期日までに支払いをし、記帳する作業は非常に煩雑です。さらに、電子帳簿保存法に対応するため、紙の請求書をスキャン保存するとなると、より経理担当者の負担は増加するでしょう。

各取引先から発行される請求書をおまとめし、お支払いを代行するクロスビリングは電子帳簿保存法にも対応しているため、特別なシステムや機器を導入しなくても電子帳簿保存法に対応できます。

できるだけ負担を抑え、領収書の電子帳簿保存法に対応したいとお考えの場合は、ぜひクロスビリングの導入をご検討ください。

07まとめ

電子帳簿保存法の改正に伴い、2024年からは電子取引の電子保存が義務づけられています。しかし、電子帳簿保存法改正後も、スキャナ保存要件の緩和や検索機能要件の緩和など、度重なる変更が行われている点に注意しなければなりません。電子帳簿保存法への対応は、ペーパーレス化の推進や業務効率の向上など、さまざまなメリットをもたらす一方で、システムの導入や社内ルールの設定など、企業に大きな負担をもたらします。 クロスビリングは、請求書処理の負担を軽減し、さらに電子帳簿保存法にも対応しているため、さらなる業務効率の向上をサポートするシステムです。請求書支払い業務の負担軽減、電子帳簿保存法への対応をご検討の際には、ぜひ株式会社クロスチェックまでお気軽にご相談ください。

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