01請求書管理業務の流れ

請求書の発行から代金の回収まで、請求書管理業務には、さまざまな作業が必要です。請求書管理業務の一連の流れから確認していきましょう。

請求額の確定

請求方法には、掛け売り請求方式と都度請求方式の2種類がありますが、都度請求の場合、取引が完了するたびに請求書を発行し、入金を依頼して入金の確認を行わなければなりません。そのため、一般的には掛け売り請求と呼ばれる方式を用いるケースが多くなっています。掛け売り請求とは、締め日に合わせて、対象期間内に生じた取引分の請求額を合計し、請求書を発行して請求を行う方式のことです。

請求業務では、初めに前月の締め日の翌日から当月の締め日までの取引データを集計し、取引先ごとの売上金額を合計し、値引き等の確認をしながら、請求金額を確定させます。

請求書の発行

取引先ごとの請求金額が確定したら、請求書を作成します。請求書とは、提供した商品やサービスの対価を回収するために発行する書類です。

2023年10月にはインボイス制度（適格請求書等保存方式）がスタートしており、消費税の課税事業者はインボイス（適格請求書）を発行しなければなりません。一方、消費税の課税事業者でない場合には、インボイスではなく、従来の請求書を発行します。

インボイスも区分記載請求書もそれぞれ、国税庁によって記載事項が定められています。

インボイスには次の事項を記載する必要があります。

・適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号

・取引を行った年月日

・取引の内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）

・税率ごとに区分して合計した税込対価（または税抜対価）の額及び適用税率

・税率ごとに区分した消費税額等

・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

ただし、小売業や飲食店業、タクシーなどを営む事業者については、取引内容の適用税率と税率ごとに区分した消費税額のいずれかが記載されていれば問題ありません。これを簡易インボイス（適格簡易請求書）といいます。

一方、区分記載請求書には次の項目の記載が必要です。

・書類の作成者の氏名または名称

・取引を行った年月日

・取引の内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）

・税率ごとに合計した税込対価

・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求書の送付

請求書を作成したら、取引先に請求書を送付します。従来は、請求書が完成したら紙に印刷し、郵送するケースが一般的でした。しかし、近年では、PDF化した請求書をメールで送付したり、請求書発行システムを使って送付したりする方法が普及しています。

いずれの場合も、請求書を発行した場合、請求書の控えは一定期間保存しなければなりません。保存期間は法人の場合は原則として7年間です。個人事業主の場合は、5年間または7年間ですが、インボイスについては7年間の保存が必要となります。

電子帳簿保存法の改正によって、電子的に送付した請求書は電子データで保存しなければならない点にも注意が必要です。

入金確認

請求書を送付し、支払期日になったら、請求データと入金の状況をチェックします。期日までに入金がない場合、請求額と入金額に差異が見られる場合などは、取引先に連絡し、早急に確認をしなければなりません。

入金消込

入金されたリストと請求データを照合しながら、取引先ごとに代金の回収予定を消し込んでいきます。複数枚に渡る請求書の請求額をまとめて入金するケースもあるため、請求データと入金額が一致しないケースもあり、消込の作業は慎重に行わなければなりません。

02請求書管理システムの主な機能

請求書管理システムは請求書の作成から発行、入金の管理までを一元管理できるシステムです。

請求書管理システムとは

取引先が増えれば、その分、請求書の発行枚数も多くなります。企業規模が大きくなればなるほど、請求書の作成や入金管理の数も増え、担当者にかかる負担も増大します。

請求書管理システムは、請求書の作成、発行、入金管理をまとめて管理し、請求書にまつわるさまざまな業務の負担を軽減できるシステムです。

請求書管理システムの機能

請求書管理システムは、主に次のような機能を備えています。

・請求の締めと請求額の確定

システムに締め日を登録しておくと、対象期間内の取引を集計し、取引先ごとに請求情報を確定することができます。

・請求書の作成

確定した請求額に基づき、請求書を作成する機能です。取引先の情報や取引の内容、送付元情報などは事前にシステムへ登録する必要がありますが、請求書のテンプレートを登録することができるため、効率よく請求書を作成することができます。

・請求書の送付

取引先のメールアドレスを登録し、請求書をメールで一斉配信できる機能です。メール送付時の定型文や送信時間なども登録できるため、紙の請求書の送付に比べ、作業時間を大幅に短縮できます。

・入金確認

銀行口座の入金データや会計システムのデータと連携させると、入金の状況を自動で把握できるようになります。期日までに入金が済んでいない取引先も抽出できるため、入金管理の手間を軽減できるとともに、督促などの早期対応を可能にし、資金繰りの悪化を防ぎます。

03請求書管理システムの導入メリット

請求書管理システムの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。請求書管理システムの導入によって得られる主なメリットを4つご紹介します。

請求書発行業務の効率化

請求書管理システムを導入すると、請求書の作成から請求書の発行、入金確認まで、これまで人に頼っていた業務を自動化することができ、業務効率を向上させます。

人材不足の解消

作業の自動化により、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できれば、省人化を実現でき、経理人材の不足という課題も解消できます。

人的ミスの防止

請求書の作成や入金管理を自動化できれば、請求金額の入力ミスや入金確認漏れなどの人的ミスを回避することが可能です。自動化は、作業効率を向上させるだけでなく、作業品質の向上にも貢献します。

コストの低減

紙の請求書を送付する場合、用紙代、印刷代、封筒代、郵送料などのコストが発生します。さらに、請求書を封入して封をし、投函するという作業には時間もかかります。請求書の発送を自動化できれば、印刷代や郵送代といったコストが発生せず、さらに、発送に費やしていた時間も削減できるため、人件費も軽減することが可能です。

リアルタイムな情報把握による与信管理の実現

請求管理システムの導入は、リアルタイムな入金情報の把握を可能にします。未入金の取引先を迅速に把握できるだけでなく、過去の入金履歴も簡単にチェックできるため、取引先の与信管理にも役立てられます。

04請求書管理システムの種類と特徴

請求書管理システムの導入は、さまざまなメリットをもたらしますが、導入時には自社に合ったシステムを見極めることが重要です。

請求書管理システムは、主に「クラウド型」、「オンプレミス型」、「パッケージ型」の3つに分類できます。それぞれの特徴についてご紹介します。

クラウド型

クラウド型は、インターネット回線とパソコンがあれば、どこでも利用ができるシステムです。自社にサーバーを設置する必要がないため、初期費用を比較的低く抑えることができます。

また、月々の利用料の負担は必要になるものの、利用料にはメンテナンスやシステムの更新費用も含まれているため、自社でメンテナンス等の対応をする必要はありません。そのため、社内にITに詳しい人材がいない場合でも気軽に導入しやすくなっています。

そのほか、クラウド型の場合、インターネットがあればどこでも利用できるため、リモートワークにも対応可能な点もメリットの一つです。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築するスタイルです。自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能であり、セキュリティ面でも十分な対策を実施できます。

しかしながら、初めにサーバーを用意し、システムの構築を行う必要があるため、初期費用は高額になります。また、運用やシステムの更新なども自社で行う必要があるため、専門知識を持つIT人材の確保も必要です。

パッケージ型

パッケージ型もオンプレミス型と同様、自社サーバーにシステムを導入する方法です。ただし、すでに構築されたシステムをインストールするため、自社に合わせたカスタマイズは難しくなります。しかしながら、必要な機能のみを導入できるため、導入コストを抑えることができる点はパッケージ型のメリットだといえます。

ただし、パッケージ型の場合、法改正などに対応できないものもあり、法改正のたびに最新のものを購入しなければならない可能性がある点には注意が必要です。

05自社に合ったサービスの見極めポイント

請求書管理システムを導入しても、自社のビジネススタイルに適合していなければ、十分な導入効果を得ることはできません。自社に合った請求書管理システムを見極めるためには、以下のポイントをチェックすることが大切です。

自社の業務フローに適合しているか

自社の業務フローに合った機能が備わっていない場合、導入後もこれまで同様、手作業が必要になります。そのため、まずは自社の業務フローを確認し、自動化したい業務に対応しているのかをチェックすることが大切です。

導入検討時には、業務フローを確認し、自動化したい業務をリストアップします。次に、自動化したい業務に優先順位をつけ、導入を検討する請求書管理システムに希望の業務の自動化機能があるかどうかを確認しましょう。

既存のシステムと連携が可能か

自社で使用している販売管理システムや会計システムなどと連携ができるかどうかも大切なチェックポイントです。互換性のあるシステムを選べば、より業務効率の向上が期待できます。既存システムとの連携が難しい場合、複数のシステムに同様の情報を入力しなければならず、請求書管理システムの導入によってかえって作業負担が増えるおそれもあります。

システム検討時には、既存システムとの互換性についても確認しておきましょう。また、連携が可能な場合でも、具体的にどのようにデータを取り込むことができるのか、事前にチェックをしておくと安心です。

使いやすさや操作性に問題がないか

自社の業務フローに合った機能が付加されている場合でも、操作手順が分かりにくかったり、入力方法が難しかったりと操作性に問題がある場合、業務効率を低下させます。

せっかくシステムを導入しても使い勝手が悪ければ、担当者にストレスを与えるおそれが生じます。また、操作ミスなどにつながる可能性もあるでしょう。

請求書管理システムの導入検討時には、実際に使用する担当者の意見も聞きながら、操作性にも問題のないシステムを選ぶことが重要です。

コスト面で納得できるものか

例えば、オンプレミス型のシステムであれば、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズをすることができるため、使いやすいシステムを構築することが可能です。また、セキュリティ対策も自社で実施できるため、機密性の高い情報を扱う企業でも安心して利用することができます。

しかし、オンプレミス型の場合、自社に合わせたシステムの構築が必要になるため、導入コストは高額になる傾向があります。また、システム構築後も社内にIT人材を確保しなければならず、請求書管理システムの導入に多額のコストが発生する可能性があります。

一方、クラウド型の場合、オンプレミス型に比べればカスタマイズできる範囲が限定されるため、機能面では物足りない部分が出てくるかもしれません。しかし、導入時のコストは低く抑えられる可能性が高く、自社でのメンテナンスも不要となるため、IT人材を確保する必要もないといったメリットもあります。

請求書管理システムの導入にあたっては、機能とコストのバランスを考え、納得できるものを選択することも大切です。

サポート体制は充実しているか

インボイス制度の開始に伴い、消費税の課税事業者が請求書を発行する場合は、インボイスの要件を満たさなければならなくなりました。法律は、社会の変化に伴い改正が行われるものであり、今後も法改正は続いていくでしょう。法律が改正されれば、新しい法律にのっとった対応が必要です。しかし請求書管理システムが法改正に対応できないものであれば、法改正のたびに新しいシステムを導入しなければなりません。そのため、法改正時の対応についてもあらかじめ確認しておくことをおすすめします。

また、システム使用時に何らかのトラブルが発生した場合、請求書の発行が遅れ、取引先に迷惑をかけるおそれもあります。そのため、相談できる窓口が用意されているか、迅速なサポートが受けられるか、サポート体制についても事前に確認をしておいたほうがよいでしょう。

06請求書支払い代行の活用でより業務効率の向上を

請求書の発行にまつわる手続きは非常に煩雑で手間がかかる作業です。しかし、請求書管理システムを導入すれば、請求書発行から入金管理までを自動化でき、作業効率を大幅に向上することが可能です。

請求書管理システムは、自社が代金を回収するための請求書発行業務を効率化しますが、請求書の支払い手続きを簡便化するものではありません。請求書管理システムの導入時には、請求書支払い代行サービスの利用も検討してはいかがでしょうか。

請求書支払い代行サービスとは

請求書支払い代行サービスは、各取引先から送られてきた請求書をまとめ、支払いを代行するサービスのことです。さまざまな取引先からの請求書を受領し、それぞれの支払期日に合わせて入金を行う支払い作業は、経理担当者の大きな負担となっています。

請求書支払い代行サービスは、支払いに関する経理担当者の業務負担を軽減するサービスです。サービス代行会社は、各社から発行された請求書を回収し、期日までに各社への支払いを代行します。利用企業は、支払合計額の請求を受けるため、個別の支払いには対応する必要がなく、一度の支払いで済ませることが可能です。

請求書支払い代行サービスのメリット

請求書支払い代行サービスの主な利用メリットは次のとおりです。

・経理担当者の業務負担を軽減できる

支払い業務は、それぞれの支払期日を管理し、振り込みを行わなければなりません。取引先によって支払先や支払期日、支払金額が変わってくるため、一覧表を作るなどして漏れや二重払いが発生しないようにするなど、業務には慎重さが求められます。

しかし、請求書支払い代行サービスを利用すると、サービス提供会社が支払いを代行してくれるため、支払期日に合わせた作業が不要となり、経理担当者の業務負担を軽減します。

・人的ミスの発生を抑えられる

支払期日が重なる場合などは、いくつもの取引先にそれぞれ異なる額を支払わなければならないため、ミスが発生しやすい状況となります。代金の支払いは、お金に関わる作業であり、万が一、支払い漏れがあった場合、請求額より少ない額を振り込んでしまった場合などは、信用問題に発展するおそれもあります。

支払い代行サービスを利用すれば、期日までに確実に支払いを行うことができるため、支払いに関するミスの発生を抑えることが可能です。

請求書支払い代行サービスならクロスビリング

クロスビリングは、株式会社クロスチェックが提供する請求書支払い代行サービスです。

クロスビリングでは、電気やガス、水道などの公共料金から家賃、通信費用、広告料など、あらゆる経費（※税金など、一部対象外あり）をおまとめし、お客様に代わって支払いを行います。お客様はクロスビリングから届く一枚の請求書に記載された合計額をお支払いするだけで、すべての請求書の支払い業務が完了する仕組みです。

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クロスビリングは、気軽にお試しいただけるよう、契約期間の縛りもなく、初期費用も不要です。請求書支払い代行サービスのご利用をご検討の際には、ぜひお気軽にお問い合わせください。

07まとめ

請求書管理システムは、請求書の発行から入金管理までの業務効率を大きく軽減するものです。請求書管理システムには、クラウド型、オンプレミス型、パッケージ型とさまざまな種類があります。導入時には自社の業務フローに適合しているか、自動化したい機能が付加されているかを確認した上で、操作性やコストとのバランスなども考えながら納得できるシステムを選ぶようにしましょう。 また、請求書の発行だけでなく、請求書の支払い業務も効率化すると、経理担当者の負担を大きく軽減できます。請求書支払い代行サービスのご利用をご検討の際にはぜひクロスビリングをお試しください。

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