0101請求書業務の効率化が求められる背景

近年、多くの企業で請求書業務の効率化が急務となっています。その背景には、法制度の度重なる改正や社会全体の働き方の変化が大きく影響していると考えられます。従来のやり方を続けていては、法制度に対応できないばかりか、企業の競争力低下にもつながる恐れがあるのです。

ここでは、請求書業務の効率化がなぜ今、強く求められているのかを解説します。

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応

請求書業務の効率化を後押しする大きな要因の一つが、相次ぐ法制度の改正です。特に「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」への対応は、すべての企業にとって避けて通れない課題といえるでしょう。

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。2024年1月から本格的に義務化された「電子取引データの電子保存」により、メールやWebサイト経由で受け取った請求書などの電子取引データは、紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま保存することが必須になりました。

この対応には、データを検索可能な状態で保存し、改ざんを防止する措置を講じるといったルールに沿った運用体制の構築が求められます。従来の紙を中心とした管理方法では、この義務を果たすことが極めて困難であり、請求書業務の電子化が不可欠な状況だといえるでしょう。

次に、2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）も、業務に大きな影響を与えています。この制度では、仕入税額控除を受けるために、所定の要件を満たした「適格請求書（インボイス）」の保存を義務付けています。

受け取った請求書がインボイスの要件を満たしているか、記載された登録番号が有効なものかなどを一枚ずつ確認する作業の発生に伴い、経理担当者の業務負担は大幅に増加しました。新たに発生した煩雑な確認作業を効率的に行うには、インボイス制度に対応した会計システムや請求書管理システムの導入が非常に有効な手段となります。

これらの法制度改正は、企業に対して請求書業務のデジタル化を強く促すものです。単に法律を守るという受け身の姿勢ではなく、これを機に業務全体を見直し、効率化と生産性向上を実現する攻めの姿勢が求められているといえるでしょう。

働き方改革とDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進

法制度への対応と並行して、社会全体の大きな潮流である「働き方改革」と「DX」の推進への対応も、請求書業務の効率化に影響しています。

働き方改革は、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現などを目的とした政策です。ただ、請求書業務は月末月初に作業が集中しやすく、担当者が残業を強いられるケースが少なくありません。紙の請求書を処理するために出社が必要となれば、テレワークといった柔軟な働き方の導入も阻害されます。

しかし、請求書業務のシステム化・自動化を推進すれば、定型業務にかかる時間を大幅に削減し、従業員の負担を軽減できます。その結果、残業時間の削減や、より付加価値の高いコア業務へリソースをシフトさせることが可能になり、働き方改革の実現に大きく貢献するでしょう。

一方、DXは、デジタル技術を活用してビジネスモデルや業務プロセスそのものを変革し、企業の競争優位性を確立する取り組みです。請求書業務のデジタル化は、DX推進における重要なステップの一つといえます。紙や手作業に依存したアナログな業務プロセスは、データの利活用を妨げ、迅速な経営判断の足かせとなってしまうでしょう。

請求書データを電子化し一元管理すれば、支出の状況をリアルタイムに可視化できます。その結果、コスト管理の精度向上や、データに基づいた経営戦略の立案が可能になるかもしれません。請求書業務の効率化は、単なる経理部門の業務改善にとどまらず、企業全体の生産性を高める経営課題そのものであると認識することが重要です。

0202請求書業務における具体的な課題

多くの企業が請求書業務で直面している課題は互いに連鎖し、企業全体の生産性を低下させる原因となっています。課題を正確に把握することが、効果的な解決策を見出すための第一歩です。ここでは、請求書業務の負担を増やす主な課題について解説します。

請求書の確認・処理に多くの時間を費やしている

請求書業務における普遍的な課題の一つは、処理に膨大な時間がかかる点です。特に、紙の請求書を中心としたアナログな業務フローでは、多くの手作業が発生し、担当者の時間を奪っていきます。

郵送で届いた請求書は、開封して内容を確認し、担当部署へ仕分け、承認を得るために社内便で回覧するといったプロセスを経るのが一般的です。そして、承認後は、経理担当者が再度チェックし、システムへ手入力をし、支払い処理をした上で、最終的にファイリングして保管します。この一連の流れには、多くの移動や手作業が介在し、担当者不在で承認が滞るなど、一つひとつの作業が積み重なって相当な時間的コストになるのです。

また、請求書の内容確認の煩雑さも大きな要因です。請求書に記載された項目を目視で確認し、過去の取引データと照合する作業も欠かせません。

Sansan株式会社が2024年9月に発表した調査によると、インボイス制度開始後、7割以上の企業で経理担当者が対応への課題を感じていると回答しており、業務負担が増加している実態がうかがえます。これらの時間のかかる作業が業務のボトルネックとなり、月次決算の遅延など、ほかの業務にも悪影響を及ぼしてしまうのです。

人的ミスや不正のリスク

手作業に依存した請求書業務は、人的ミスや不正行為が発生するリスクを常に内包しています。これらのリスクは、企業の金銭的な損失に直結するだけでなく、社会的信用の失墜にもつながりかねない重大な問題です。代表的な人的ミスには、次のようなものが挙げられます。

• 会計システムへのデータ入力時の打ち間違い（金額、支払先など）
• 同じ請求書を二重で処理してしまう二重支払い
• 支払うべき請求書の処理を忘れてしまう支払い漏れ

支払い漏れは取引先からの信用を損ない、二重支払いは回収の手間や損失につながります。

さらに深刻なのが不正のリスクです。承認プロセスが形骸化していたり、担当者一人に権限が集中していたりすると、不正の温床となる可能性があります。具体的には、実態のない取引を装って請求書を偽造する「架空請求」や、取引先と共謀して金額を水増しするといった行為が考えられます。

これらのミスや不正を防ぐには、複数人によるダブルチェック体制などが欠かせません。しかし、人手に頼る対策には限界があり、業務負荷をさらに増大させるというジレンマも抱えています。

経理担当者への業務負荷の集中

請求書業務に関する課題の多くは、最終的に経理担当者への過度な業務負荷という形で現れるケースがほとんどです。

例えば請求書の処理は、支払期日が集中する月末月初の特定の時期に業務量が急増する傾向があります。この時期、経理担当者は全社から集まってくる大量の請求書の処理に追われ、恒常的に残業が発生することも珍しくありません。このような状況は、担当者の心身の疲弊につながるだけでなく、業務品質の低下を招く原因にもなります。

また、株式会社TOKIUMが2024年9月に発表した調査では、経理担当者の8割が、請求書処理に課題を感じていると回答しています。特に請求書がさまざまな形式で届く点、請求書の紛失や提出忘れが発生するなどの課題が大きいようです。この結果からも、多くの担当者が本来注力すべき専門業務に時間を割けていない実態は明らかといえるでしょう。

加えて、請求書業務のプロセスが複雑でマニュアル化されていない場合、業務が属人化しやすいという問題も生じます。特定の担当者しか詳細な処理方法を把握していない状況では、その担当者が不在の際に業務が滞るリスクがあります。業務の引き継ぎも困難となり、組織としての安定性を損なう要因となるのです。

0303請求書業務の効率化が進まない原因

多くの企業が効率化の必要性を認識しながらも、改善が進まない背景には、いくつかの根深い原因が存在します。ここでは請求書業務の効率化を妨げる４つの原因について解説します。

新しいシステム移行への負担

ITシステムの導入は効果的な解決策ですが、それ自体が高いハードルとなる場合があります。その一つとして挙げられるのが、長年慣れ親しんだ業務フローを変更することに対し、現場の従業員が不安や戸惑いを感じ、心理的な抵抗感が生まれる点です。

また、新しいシステムへ移行する場合、操作方法を学ぶための研修時間を確保したり、マニュアルを作成したりといった学習コストも発生します。日々の業務に追われる中で、新しいことを学ぶ時間を捻出するのが難しいと感じる従業員も多いでしょう。

さらに、自社が電子化を進めても、取引先が紙の請求書しか発行してくれない場合、取引先に電子化への協力を依頼するのにも多くの手間を要します。これらの負担を乗り越えるには、経営層が強いリーダーシップを発揮し、システム導入の目的とメリットを全社に丁寧に説明していくプロセスが欠かせません。

予算や人員の不足

リソースの制約も、効率化が進まない大きな原因です。システムの導入には初期費用や月額利用料が発生しますが、経理業務の効率化は直接的な売上向上につながらないため、投資の優先順位が低く見なされがちです。費用対効果が不明確だとして、予算確保が難航するケースは少なくありません。

また、自社の課題を分析し、数あるシステムの中から最適なものを選定するには、ITと経理の両方に関する知識が求められます。しかし、多くの場合、そのようなスキルを持つ人材は社内に不足しています。

結果として、経理担当者が通常業務と兼任でシステム導入プロジェクトを進めざるを得ない状況が多く発生しているのです。ITに関する専門知識や時間が不足する中でプロジェクトを推進するのは極めて困難といえるでしょう。

取引先との関係性

官公庁や大手企業などでは、指定のフォーマットでの請求書の発行が求められるケースがあります。これは、請求書の受領側の事務処理を軽減するためです。請求書が1つのフォーマットに統一されている場合、項目や金額の照合作業がしやすくなり、処理にかかる作業時間やミスは軽減できます。そのため、この慣習にならい、取引先に自社の専用様式を使用した請求書の発行を依頼すると、請求書受領後の処理を効率化できる可能性があります。

しかし、すべての取引先が指定の様式での請求書の発行に対応できるわけではありません。システム上の制約により、レイアウトを変更できないケースもあるでしょう。また、取引先ごとに異なるフォーマットの請求書を発行することで、自社の事務負担が増加することから、対応を拒むケースも出てくると考えられます。

さらに、取引先の状況についても考慮しなければならない点も、請求書処理業務の効率化を進めにくい要因になっているといえるでしょう。

システムのサイロ化

日本には縦割りの組織文化が根付いています。そのため、部門ごとに個別のシステムを導入しているケースや、システム設計の際に他部門との連携を考慮せずに開発した事例が少なくありません。部門間のシステムの連携が行えない状態を「システムのサイロ化」といいます。

会計ソフトと請求書受領ソフトの連携ができない場合、会計ソフトと受領ソフトのそれぞれに、同じ情報を登録しなければなりません。また、支払い完了後には、会計ソフトと受領ソフトのそれぞれで消込作業をする必要があります。二重の処理が必要となるため、当然、作業効率は低下します。さらに、情報の入力ミスといったヒューマンエラーが起こる可能性も高くなるでしょう。

このように、システムのサイロ化も請求書業務の効率化が進まない要因の一つです。

04請求書処理を効率化する3つの大きなメリット

請求書処理の効率化は、企業にさまざまなメリットをもたらします。ここでは、効率化によって得られる主なメリットを3つご紹介します。

コスト削減

請求書を処理する際には、さまざまなコストが発生しています。請求書フォーマットの導入やシステムの連携などによって効率化を実現した場合、請求書の処理を担当する従業員の負担が減り、人件費の削減を実現できます。

前述のSansan株式会社の調査によると、請求書の処理には1枚当たり52分ほどの時間がかかるとされています。経理担当者の年収を450万円と仮定し、実働時間を1日8時間、年間休日を125日、ボーナス支給なしの条件で計算をした場合、1時間当たりの給与額は約2,300円です。請求書1枚当たりの処理時間が52分であるため、月間100枚の請求書を処理する場合に発生する人件費は、2,300円×86.7時間＝19万9,410円となります。年間に換算すれば、請求書処理のために約240万円の人件費が発生していることとなるのです。

また、請求書は原則として7年間、保管しなければなりません。7年分の紙の請求書を保管するスペースを確保するためにはキャビネットを置けるだけの広さが必要となり、オフィスの賃貸料の負担も高くなるでしょう。

請求書処理の効率化を図ることで、人件費を中心に大幅なコスト削減が期待できます。

テレワークの推進

請求書処理を電子化した場合、請求書の処理のためだけに出社する、いわゆる「ハンコ出社」を解消できます。内容の確認や支払いの申請・承認をシステム上で実施できるようになると、パソコンとインターネット通信がそろった環境であれば、オフィスに出社しなくても業務を遂行できるのです。

働き方改革の推進に伴い、企業には多様な働き方を求める動きが加速しています。テレワークを実現することにより、育児や介護などと仕事の両立が必要な従業員も働きやすくなり、従業員のエンゲージメントも高められる可能性があります。

月次決算の早期化

請求書処理の効率化は、担当者の負担を軽減するだけではありません。作業効率が高まれば、月々の支出額を早いタイミングで確定できるため、月次決算の早期化につながります。

月次決算の早期化は、経営状況のタイムリーな把握を実現し、コスト削減や予算配分の適正化、経営戦略の見直しなど、経営判断のスピードと精度を高めます。また、未払金についても早期に確認できるため、キャッシュフローの予測精度も高めるでしょう。

05最新版：請求書処理を効率化する具体的な5つのステップ

請求書処理の効率化は、コスト削減や経営判断の迅速化など、企業に大きなメリットをもたらします。それでは、請求書処理を効率化するに当たっては、具体的にどのような対応が必要となるのでしょうか。

ここでは、請求書処理の効率化プロジェクトの手順を5つのステップに分けて説明します。

STEP1：業務の棚卸しと可視化

請求書処理の効率化を進めるために、まず初めにするべきことは業務の棚卸しと、現状の業務フローの可視化です。自社の課題がどこにあるのかを把握できなければ、適切な改善策を実施できず、システムを導入しても十分な効果を得ることはできません。

請求書の処理にかかる業務フローをすべて書き出し、作業の全体像を確認できる状態にしましょう。その際、業務の内容だけでなく、作業にかかる所要時間も洗い出すと、自社の改善課題が明確になります。請求書の入力や承認など、作業効率の低下を招いているポイントを把握できれば、具体的な対策も立てやすくなるでしょう。

STEP2：ペーパーレス化の徹底

次に、ペーパーレス化の徹底を図ります。封筒の開封から金額や内容の照合、データの入力、原本のファイリングまで、電子化された請求書に比べると、紙の請求書の処理には多大な時間がかかります。また、過去の請求書の確認が必要となった場合、多数の請求書の中から該当の請求書を検索する作業にも時間がかかるものです。そのほか、紙での作業が中心になると出社が必須となり、多様な働き方も阻害します。

一方、電子帳簿保存法では、紙で受領した請求書のスキャナ保存も認めており、スキャナ保存をした請求書については、紙の請求書を保管する必要がありません。ただし、スキャナ保存時には、一定水準以上の解像度やタイムスタンプの付与など、いくつかの要件を満たす必要があります。そのため、ペーパーレス化を推進する際には、電子帳簿保存法に準拠した体制の構築も同時に進めることが大切です。

STEP3：OCR（文字認識）と自動入力の活用

OCRとは、紙やPDFの請求書をスキャンまたはアップロードすることで、請求書内の情報を自動で読み取り、テキストデータに変換する技術です。OCRの読み取り精度は100％ではないものの、最新のAI-OCRはかなりの高精度を誇っています。AI-OCRにはいくつかの種類がありますが、請求書の処理に利用する場合は、特定の業務に特化することで精度向上が期待できる「業務特化×非定型フォーマット型」のタイプが適しているでしょう。

また、AI-OCRと会計システムや請求書受領システムなどを連携させると、読み取ったデータが自動で転記されるため、作業効率を大幅に向上させ、転記ミスなどのエラー抑制にもつながります。

STEP4：ワークフロー（承認ルート）のデジタル化

ペーパーレス化やOCR、自動入力の活用に続き、ワークフローのデジタル化も業務効率化の重要なポイントです。請求書の支払いを行うためには、請求書の承認をしなければなりません。

請求書受領システムの中には、OCR機能による読み取りとデータの入力、さらには支払いの承認機能が搭載されているものがあります。ワークフローをデジタル化すると、承認作業の効率化を促進するとともに、テレワークも可能にします。また、スマートフォンから承認作業を行える機能が付与されているシステムを選べば、より業務の効率化が可能です。

STEP5：外部リソース（BPO・受領代行）の検討

請求書受領システムの導入やペーパーレス化の徹底など、自社の業務フローを見直すことにより、請求書処理業務の作業効率を改善できます。しかし、より請求書処理にかかる業務負担を軽減する上では、外部リソースの活用も検討したほうがよいケースもあります。

請求書の処理や請求書の受領代行など、請求書に関連した業務を外部の専門業者に委託すると、従業員をコア業務に集中させることもできるでしょう。社内で対応すべきことと、外部リソースに委託すべきことを切り分けると、さらなるコスト削減や業務処理スピードの向上が期待できます。

062024年以降の必須知識：インボイス制度・電帳法への対応

2023年10月にスタートしたインボイス制度により、取引先が発行した適格請求書を保存していなければ、消費税の仕入税額控除の適用が認められなくなっています。したがって、請求書受領には、受け取った請求書がインボイスの要件を満たしているかをチェックしなければなりません。

インボイスには、記載しなければならない事項が決められており、その一つが適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号です。登録番号が正しいものでない場合、仕入税額控除の対象とはなりません。そのため、登録番号が正しいものであるかを一つ一つチェックする必要がありますが、請求書受領システムの中にはOCRでインボイス登録番号を自動で読み取り、有効性を自動的にチェックする機能が付加されているものもあります。

また、2024年1月の電子帳簿保存法の改正により、データで受け取った請求書は、データでの保存が求められるようになっています。さらには、タイムスタンプの付与や修正や削除の履歴が残るシステムでの保存、システム内における検索機能の確保などにも対応しなければなりません。請求書受領システムを導入すれば、紙の請求書もスキャンして電子的に保存することにより、電子的に発行された請求書とまとめて保管できます。また、請求書の検索についても、システム内での対応が可能です。

請求書受領システムは、請求書処理にかかる業務の効率化に大きく貢献します。しかし、効率化に寄与するのみならず、コンプライアンス体制を確立できるというメリットを得られる点にも注目すべきでしょう。

0706請求書業務の効率化に貢献するおすすめのツール

請求書業務の効率化は、自社の課題や規模に合ったツールの選択が成功の鍵です。ここでは、具体的なツールとして「請求書管理システム」と「請求書支払い代行サービス」を紹介します。

請求書管理システム

請求書管理システムは、請求書業務に特化した豊富な機能を備えているのが特徴です。AI-OCRによる高精度なデータ化、自動仕訳、承認ワークフロー、支払いデータ作成といった機能で、プロセス全体をデジタル化します。

これらの機能は、手入力の削減によるミス防止、承認プロセスの迅速化、振込作業の簡略化といった課題を解決します。また、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した機能も備わっており、法改正にも安心して対応できるでしょう。

請求書支払い代行サービス

請求書支払い代行サービスは、支払い処理そのものを外部の専門会社にアウトソーシングするサービスです。自社でシステムを導入・運用するのではなく、専門会社に業務を委託することで、社内のリソースを大幅に削減できるのが大きな特徴です。

基本的に取引先から届いた請求書を代行会社に送付することで、代行会社が請求書の内容確認、データ入力、そして各取引先への支払いまでをすべて実行してくれます。企業側が行うのは、まとめられた内容を確認し、月に一度一括で振り込む作業のみです。経理担当者は煩雑な支払業務から解放され、コア業務に集中できるようになります。

おすすめはクロスビリング

現在、さまざまな請求書支払い代行サービスがありますが、特におすすめなのは株式会社クロスチェックが提供する「クロスビリング」です。

クロスビリングがすべての請求書を取りまとめて支払いを代行するため、利用企業は月に一度、クロスビリングに対して一括で支払いを行うだけで済み、振込作業の手間と手数料を大幅に削減できる可能性があります。また、初期費用無料で導入しやすく、特にシステム運用のリソースが限られる中小企業やスタートアップにとって、大きなメリットがあるサービスです。

0807請求書業務の効率化で経営にもよい影響を

本記事では、請求書業務の効率化がなぜ進まないのか、その背景にある課題や原因、そして具体的な解決策について解説しました。

請求書業務の非効率性は、単に経理担当者の負担を増やすだけでなく、人的ミスや不正のリスク、月次決算の遅延など、経営全体に影響を及ぼす問題です。電子帳簿保存法やインボイス制度といった法改正への対応が必須となった今、従来の紙と手作業を中心とした業務プロセスには限界が来ています。

効率化を実現するには、まず自社の業務フローを可視化し、課題を特定することから始めるのが重要です。その上で、請求書管理システムやRPA、支払い代行サービスといったツールの中から、自社の課題や規模に最適なものを選択・導入することが求められます。

請求書業務の効率化は、コスト削減や生産性向上といった直接的な効果に加え、従業員の負担を軽減し、働き方改革の推進にもつながります。これは、企業全体の競争力強化に貢献する重要な経営戦略の一つといえるでしょう。

もし、請求書業務の効率化が進まず、お悩みの際は、請求書業務を一括して代行するサービス「クロスビリング」の活用がおすすめです。ぜひお気軽にご相談ください。

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