日々の業務で発生する請求書業務。紙での運用は、発行・封入・郵送の手間や保管スペースの確保、誤送信のリスクなど、多くの課題を抱えています。しかし、請求書を電子化することで、これらの課題を解決し、業務効率を大幅に改善できることをご存じでしょうか。本記事では、請求書電子化のメリット・デメリット、具体的な導入方法、2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正のポイントなど、請求書電子化に関する情報をお伝えします。

01請求書電子化とは？基本から分かりやすく解説

請求書の電子化が具体的にどのようなものか、その定義と基本的な概念について、紙の請求書との違いや電子化によって何が変わるのかを解説します。

請求書電子化の定義と目的

請求書の電子化とは、これまで紙で作成、送付、受領、保管していた請求書を電子データとしてやり取りすることです。これには、企業が自社で発行する請求書を電子化するケースと、取引先から受け取る請求書を電子データで受け取って処理するケースの両方が含まれます。

主な目的は、請求書業務にまつわる手間やコスト削減による、業務全体の効率向上です。また、保管スペースの削減やセキュリティの強化、環境負荷の低減にも高い効果が期待できます。

紙の請求書と電子請求書の違い

紙の請求書は、物理的な書類として作成され、郵送や手渡しでやり取りするのが一般的です。これに対し電子請求書は、PDFや画像などの電子データとして作成され、メールやクラウドサービスを通じて送受信されます。

紙の請求書は印刷、封入、郵送の手間がかかり、受領側も開封、内容確認、ファイリング、保管といった物理的な作業を伴いますが、電子請求書はこれらの物理的な作業が不要です。また、電子データとして直接システムに取り込むことで、手入力によるミスも減らせる利点があります。さらに検索や管理が容易になり、過去の請求書を素早く参照できる点も大きな違いといえるでしょう。

電子請求書の主な形式

電子請求書にはいくつかの形式があります。もっとも一般的なのは、紙の請求書をスキャンしてPDFにする方法や、会計ソフトなどで作成した請求書をPDF形式で出力する方法です。PDFは汎用性が高く、多くの環境で閲覧可能ですが、データ自体は構造化されていません。

次に、EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）形式があります。これは、企業間の取引データを標準的な形式に統一し、専用回線やインターネットを通じて自動的にやり取りするシステムです。EDIは、請求書だけでなく、発注書や納品書など、さまざまな取引書類の自動処理を可能にし、手入力によるミスや処理時間を大幅に削減します。

さらに、近年注目されているのが、電子インボイスの標準規格である「Peppol（ペポル）」を活用した形式です。Peppolは、異なる会計システム間でもスムーズなデータ連携を可能にし、請求書データの送受信をより効率的かつ安全に行うことを目指しています。これらの形式は、それぞれ異なる特性を持ち、企業の規模や取引内容に応じて最適な方法の選択が欠かせません。

02請求書電子化の圧倒的なメリット

ここでは、請求書を電子化することで得られる具体的なメリットを解説します。コスト削減、業務効率化、セキュリティ強化といった主要なメリットに加え、環境への配慮やテレワーク推進への貢献など、幅広い視点からその利点をお伝えします。

コスト削減効果

請求書電子化による大きなメリットはコスト削減です。紙の請求書を発行する場合、紙代、印刷代、封筒代、郵送費（切手代）といった直接的な費用が発生します。これらの費用は、一つひとつは少額ではあるものの、月に数十、数百の取引先がある企業にとっては大きなコストです。

電子化すれば、これらの物理的なコストはほぼゼロになります。例えば、月間数百件の請求書を発行している企業であれば、年間数十万円単位のコスト削減につながることもあります。

また、請求書の保管にかかるコストも無視できません。紙の請求書は法律で一定期間の保存が義務付けられており、これには専用のファイルやキャビネット、さらには保管場所の賃料といった間接的な費用が発生します。電子データとして保存すれば、物理的な保管スペースは不要となり、これらのコストも削減できるでしょう。

業務効率の大幅な向上

請求書電子化は、業務プロセスの大幅な効率化にも貢献します。紙の請求書の場合、発行側は印刷、封入、郵送といった作業に時間を費やします。受領側も、届いた請求書の開封、内容確認、会計システムへの手入力といった作業が必要です。また、手入力の場合、入力ミスが発生する可能性が高く、その後の修正作業も必要になります。

しかし、電子化された請求書であれば、これらの手作業の多くを自動化することが可能です。発行側はクリックひとつで請求書を送信でき、受領側はシステム連携により自動でデータを取り込めます。これにより、請求書の発行から受領、支払いまでのリードタイムが短縮され、経理部門のほか、営業部門や管理部門全体の業務効率が向上し、人的ミスの大幅減少が可能です。

セキュリティとガバナンスの強化

紙の請求書は、紛失や盗難、誤送付のリスクが常に伴います。また、内部不正による改ざんも物理的に難しいことではありません。電子請求書の場合、データは厳重に管理されたサーバーやクラウド上に保存され、アクセス権限の設定やログ管理によって、不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減できます。

また、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを利用することで、データの改ざん防止措置やタイムスタンプの付与が可能になり、請求書の真実性を確保できます。これにより、企業としてのガバナンスが強化され、内部統制の透明性も向上するでしょう。

企業のコンプライアンス向上と社会的信頼の獲得

電子帳簿保存法をはじめとする法規制への適切な対応は、企業のコンプライアンスを向上させる上で不可欠です。請求書を電子化し、法的要件に沿った形で管理すれば、税務調査などの際に迅速かつ正確な情報提示が可能になり、企業としての信頼性が高まります。

また、ペーパーレス化は環境保護への貢献にもつながります。紙の使用量を減らすことは、企業のCSR（企業の社会的責任）活動の一環として評価され、社会的な信頼の獲得にも寄与するでしょう。環境意識の高い現代において、このような取り組みは企業のブランドイメージ向上にも貢献します。

テレワーク・リモートワークへの対応力強化

紙の請求書業務は、どうしてもオフィスでの作業が中心となり、テレワークやリモートワークの推進を妨げる要因の一つです。請求書の印刷や押印、郵送のためだけに出社するといったケースも少なくありませんでした。

請求書の電子化により、これらの物理的な制約が解消されます。請求書の発行から承認、送付、受領、支払いまでの一連のプロセスをオンライン上で完結できるため、場所にとらわれない業務の遂行が可能です。

請求書の電子化は、従業員の多様な働き方を支援し、企業の事業継続計画（BCP）の観点からもメリットが大きく、災害時にも、業務を滞りなく継続できる体制を構築できます。

03請求書電子化のデメリットと対策

請求書電子化によりさまざまなメリットが得られる一方、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、請求書電子化のデメリットとその対策について見てみましょう。

初期導入コストと運用コスト

請求書電子化を導入するには、初期導入コストと運用コストがかかる可能性があります。具体的には請求書電子化システムや会計システムの導入費用、既存のシステムとの連携費用、従業員へのトレーニング費用などです。

しかし、これらのコストは長期的な視点で見れば、印刷費、郵送費、保管費、人件費などの削減効果によって十分に回収できる場合がほとんどです。対策としては、複数のシステムベンダーから見積もりを取り、自社の規模や予算に合ったサービスを選定することが考えられます。

また、段階的な導入の検討により、初期負担の軽減も可能です。例えば、まずは請求書受領から電子化を進め、その後発行側も電子化していけば、初期に大きな負担がかかるデメリットも解消されるでしょう。

システム導入と従業員への教育

新しいシステムを導入する際には、従業員がその使い方を習得するための教育が必要です。特にこれまで紙ベースの作業に慣れていた従業員にとって、電子化された新しいワークフローへの適応に時間がかかる場合があります。システムの操作方法だけでなく、電子帳簿保存法などの法規制に関する知識も必要となるでしょう。

この課題への対策としては、使いやすいUIを持つシステムの選定が挙げられます。また、導入前に十分な説明会や研修を実施し、マニュアルを整備することも重要です。疑問点や不明点をすぐに解消できるサポート体制の構築により、従業員のシステムへの順応を促し、スムーズな移行が実現するでしょう。

取引先の理解と協力の必要性

請求書を電子化する場合、自社だけでなく、取引先の協力も欠かせません。特に電子請求書の送付や受領において、取引先が電子化に対応していない場合は、これまでどおり紙の請求書を発行・受領する必要が生じます。これにより、完全なペーパーレス化が困難になるケースも出てくるでしょう。

対策として挙げられるのは、取引先に対して電子化を働きかけることです。多くの電子請求書システムには、紙での発行を希望する取引先に対しても、システムから自動で郵送代行をする機能が備わっています。これにより、取引先の状況に合わせて柔軟に対応しつつ、自社の電子化を推進することが可能です。また、業界全体で電子化の動きが進んでいることを伝え、将来的なメリットを共有するのもよいでしょう。

データ消失・改ざんのリスクと対策

電子データは、物理的な損傷のリスクは少ないものの、サイバー攻撃やシステム障害、誤操作などによるデータ消失や改ざんといったリスクは十分に考えられます。特に企業の重要な会計情報が含まれる請求書データが失われたり、不正に改ざんされたりすることは、企業の信頼性に大きな損害を与えかねません。

このリスクに対する対策として、まずシステム選定時には、強固なセキュリティ対策が施されているかの確認が重要です。具体的には、データの暗号化、定期的なバックアップ、不正アクセス対策、ログ管理などの機能が備わっているかを確認しましょう。

また、電子帳簿保存法に定められた真実性の確保（改ざん防止のための訂正・削除履歴の保存、タイムスタンプの付与など）を適切に行うことが求められます。信頼できるベンダーが提供するクラウドサービスを利用することも、自社ですべてを管理するよりもセキュリティリスクを低減できる可能性が高まるでしょう。

042022年1月に施行（2024年1月義務化）された電子帳簿保存法改正のポイント

請求書電子化を進める上で必ず理解しておく必要があるのが、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法です。ここでは、改正電子帳簿保存法の概要と企業が対応すべきポイントを解説します。

電子帳簿保存法とは？改正の背景と目的

電子帳簿保存法は、所得税法や法人税法などで保存が義務付けられている帳簿や書類（請求書、領収書、契約書など）を、電子データとして保存することを認める法律です。1998年に施行されて以降、時代の変化やデジタル化の進展に合わせて複数回改正されてきました。特に近年、デジタル化の推進やDX（デジタルトランスフォーメーション）の加速に伴い、より一層の電子化を促す目的で大きな改正が行われています。

改正の主な目的は、紙媒体の管理にかかるコストや手間の削減、企業の生産性向上支援、そして電子取引の普及に対応した税務処理の効率化です。

2022年1月改正の主要な変更点と義務化の範囲

電子帳簿保存法は、2022年1月1日に大きな改正が行われ、2024年1月1日からは、電子取引データの電子保存が完全に義務化されています。この義務化には2年間の宥恕措置があったものの、2023年12月31日で終了しました。

しかし、2024年1月1日以降も、電子保存義務化に対して「猶予措置」が設けられています。具体的には、電子取引データを電子保存する準備が間に合わない企業に対し、税務署長の許可があれば、紙に印刷したものと電子データを照合可能な状態で保存することが認められます。

ただし、この猶予措置は、税務署長が「相当の理由」があると認めた場合のみです。この「相当の理由」は厳格に判断される傾向があり、単なる準備不足ではなく、災害やシステムトラブルなど、企業の努力では避けられない事情に限定される可能性が高くなります。そのため、多くの企業が電子取引データを電子保存する体制を早急に整える必要があるでしょう。

電子取引データの保存要件（真実性・可視性）

電子帳簿保存法では、電子取引データを保存する際に、以下の2つの要件を満たすことが求められます。

1. 真実性の確保

保存された電子データが、改ざんされていないこと、また訂正や削除の履歴が残されていることを証明する要件です。

2. 可視性の確保

保存された電子データを、必要なときに速やかに確認できる状態にしておく要件です。

これらの要件を満たすことで、電子データが紙の書類と同等の証拠能力を持つと認められ、税務処理において問題なく利用できることになります。

宥恕措置の終了と今後の注意点

前述のとおり、2023年12月31日で電子取引データの電子保存義務化に対する宥恕措置は終了しました。2025年8月現在、猶予措置となってはいるものの、相当の理由がある場合以外は基本的に電子取引データを電子保存する体制を整える必要があります。

今後の注意点としては、電子取引データの保存要件を正しく理解し、自社の現状に合わせた対策を講じることです。また、システム導入だけでなく、社内規定の整備や従業員への周知徹底も欠かせません。税務当局の最新情報にも常に注意を払い、適切な対応を継続していくことが重要です。

05請求書電子化の具体的な方法と導入ステップ

ここでは、実際に請求書電子化を進めるための具体的な方法について、順を追って解説します。

自社開発かシステム導入かの検討

自社開発は、独自の業務フローに完全に合致するシステムを構築できるメリットがあるものの、開発コスト、期間、専門知識を持つ人材の確保が必要です。運用後のメンテナンスや法改正への対応も自社で行う必要があり、小規模な企業やITリソースが限られている企業にはハードルが高いでしょう。

一方、既存のシステム導入は、初期費用を抑えつつ、短期間で導入できるメリットがあります。多くのベンダーが提供するシステムは、電子帳簿保存法などの法規制にも対応しており、サポート体制も充実していることがほとんどです。自社の要件に合うシステムを選定することができれば、効率的に電子化を進められます。

クラウド型とオンプレミス型の比較

クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用するため、自社でサーバーやソフトウェアを管理する必要がありません。初期費用を抑えられ、導入期間も短く、どこからでもアクセスできるため、テレワークにも適しています。常に最新の機能やセキュリティ対策が提供される点もメリットです。

オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置し、ソフトウェアを導入する形式です。初期費用は高額になる傾向がありますが、システムのカスタマイズ性が高く、自社の厳格なセキュリティポリシーに合わせやすいという特徴があります。ただし、運用やメンテナンスは自社で行うため、専門知識が必要です。

導入計画の策定と体制構築

電子化を成功させるためには、事前の綿密な導入計画と体制構築が欠かせません。

まず、現状の請求書業務のフローを詳細に把握し、どこに課題があるのか、電子化によってどのように改善したいのかを明確にしましょう。次に、導入目標を設定し、それらを達成するための具体的なステップとスケジュールを立てます。

社内においては、プロジェクトリーダーを選任し、経理部門だけでなく、営業、情報システム、法務など、関連部署の担当者を集めたプロジェクトチームを結成しましょう。これにより、各部署の意見を取り入れつつ、スムーズな移行を進められます。

既存業務フローの見直しと最適化

紙ベースの業務フローをそのまま電子システムに置き換えるだけでは、電子化のメリットを最大限に生かせない可能性があります。そこで、既存の業務フローを見直し、電子化に合わせた最適化を行いましょう。

既存の業務フローに電子化を合わせるのではなく、電子化に合わせた業務フローにすることが、電子化へのスムーズな移行のポイントです。

取引先への説明と協力依頼

電子請求書の送付や受領において、取引先が電子化に対応していない場合は、スムーズな移行が難しくなります。この課題に対しては、早期に取引先へ電子化の意向を伝え、そのメリットを丁寧に説明することが重要です。

多くの電子請求書システムには、紙での郵送代行機能が備わっているため、取引先の対応状況に応じて柔軟な選択肢を提供することも有効です。説明会を開催したり、FAQを作成したりして、取引先の疑問や不安を解消するよう努めましょう。

導入後の運用と効果測定

システムを導入して終わりではなく、導入後の運用状況を定期的にチェックし、効果測定を行うことが成功の鍵です。運用を通じて明らかになった課題に対しては、システムの再設定や運用方法の見直し、追加研修の実施など、適切な改善策を講じます。

06請求書電子化システム選定のポイント

請求書電子化をスムーズに進めるにはシステム選定が重要な鍵となります。ここでは、システム選定のポイントを見てみましょう。

必要な機能の洗い出しと優先順位付け

請求書電子化システムは多種多様であり、それぞれ搭載されている機能が異なります。自社にとって本当に必要な機能を明確にすることが、最適なシステム選定の第一歩です。

明確化した電子化の目的に応じて、必要な機能を洗い出し、すべてを満たすシステムがなくても、優先度の高い機能を網羅しているものから検討するようにしましょう。

コストパフォーマンスと費用対効果

システム導入には費用がかかるため、コストパフォーマンスを慎重に検討する必要があります。単に初期費用や月額費用が安いだけでなく、導入によって得られる費用対効果を総合的に評価することが大切です。隠れた追加費用がないかも事前に確認し、予算内で最大の効果が得られるシステムを選定しましょう。

セキュリティ対策とデータ保護

請求書には企業の機密情報や個人情報が含まれるため、セキュリティ対策はもっとも重要な選定基準の一つです。データが安全に保管され、不正アクセスや情報漏えいのリスクが最小限に抑えられているかを確認しましょう。信頼できるベンダーが提供するシステムの選択が欠かせません。

他システムとの連携性

請求書電子化システムは、既存の会計システムや販売管理システム、顧客管理システムなどと連携することで、より大きな業務効率化効果を発揮します。導入を検討しているシステムが、現在利用しているほかのシステムとスムーズに連携できるか、API連携の有無や連携実績などを確認することが重要です。

サポート体制とベンダーの信頼性

システムの導入後も、操作方法に関する疑問やトラブルが発生する可能性はあります。そのため、ベンダーのサポート体制が充実しているかどうかも重要な選定ポイントです。導入後の不明点やトラブルに迅速に対応してもらえるかどうかは必ず事前に確認しておきましょう。

導入事例とユーザーレビューの確認

実際にシステムを導入した企業の事例や、利用者のレビューを確認することも、システム選定に役立ちます。よい点だけでなく、課題点も把握することで、導入後のミスマッチを防ぐことにつながるでしょう。

07請求書電子化に関するよくある疑問とQ&A

請求書電子化に関して企業が抱きやすい疑問や懸念事項について、Q&A形式で解説します。

電子化した請求書の保管期間は？

電子帳簿保存法では、法人税法や所得税法などで定められている帳簿書類の保存期間と同様に、原則として7年間の保存が義務付けられています。ただし、青色申告法人の欠損金の繰越控除を適用する場合には、保存期間が10年間に延長されるケースもありますので、自社の状況を確認しておきましょう。

電子請求書にタイムスタンプは必要？

電子取引データとして授受した請求書は、真実性を確保するための措置として、タイムスタンプの付与、または改ざん防止措置が講じられたシステムでの保存が求められます。具体的には、訂正・削除の履歴が残るシステムで処理するか、あるいはタイムスタンプを付与するかのいずれかの方法で対応が必要です。

取引先が電子化に対応していない場合は？

取引先が電子化に対応していない場合でも、自社での電子化は進めることが可能です。その際、紙で発行・受領し、自社でスキャンして電子化するもしくは電子請求書システムを利用し、郵送代行サービスを活用する方法があります。

過去の紙の請求書も電子化すべき？

過去に発行・受領した紙の請求書については、必ずしもすべてを電子化する必要はありません。電子帳簿保存法の義務化の対象となるのは、2024年1月1日以降の電子取引データです。過去の紙の請求書は、引き続き紙のまま保存しても問題ありません。

電子請求書の法的有効性は？

電子帳簿保存法にのっとって適切に作成・保存された電子請求書は、紙の請求書と同等の法的有効性を持ちます。法律で定められた真実性と可視性の要件を満たしていれば、税務調査などの際にも正式な書類として認められます。

08請求書関連業務の効率化を支援する「クロスビリング」

請求書発行業務だけを効率化しても、請求書関連業務全体の効率化にはつながりません。そこで、ここでは支払い業務効率化につながる「クロスビリング」について解説します。

クロスビリングとは？サービス概要と提供価値

クロスビリングは、企業が受け取る、複数の取引先からの請求書を一元的に集約し、支払い業務を代行するサービスです。クロスビリングがすべての請求書を企業に代わって受領し、内容の確認、データ化、そして支払いまでのプロセスを代行します。その上で、貴社にはクロスビリングからの一枚の請求書としてまとめて請求するため、請求書関連業務の大幅な業務効率化とコスト削減が可能です。

クロスビリングが解決する請求書業務の課題とメリット

クロスビリングの導入により、支払業務が効率化されることで、企業は経理業務効率化、コスト削減のほかにも、支払い漏れやミスの防止、ペーパーレス化の推進が可能です。請求書業務の中でも特に負担が大きい「受け取りと支払い」のプロセス最適化で、経理業務はもちろん、事業全体の生産性向上に貢献します。

09まとめ

請求書の電子化は、ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率の向上、さらには法改正への対応といった多くのメリットを享受できます。

電子化には初期投資や社内での運用体制の構築など、いくつかの課題も存在しますが、本記事でご紹介した導入ステップやシステム選定のポイントを踏まえれば、スムーズな移行が可能です。

さらに請求書の受け取りから支払いまでの業務効率化を実現するクロスビリングを導入すれば、請求書関連にかかわる業務のほぼすべての効率化が実現します。 請求書の電子化に伴い請求書業務の効率化を検討されている際はぜひ、お気軽にご相談ください。

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