01経費削減の成功ポイントはコストを区分すること

企業が経費削減を成功させる上では、企業活動に伴って発生しているコストを区分し、現状を把握することが大切です。企業活動におけるコストはエネルギーに関するもの、オフィスの維持に関するもの、オペレーションに関するものの3つに大別できます。

エネルギーに関する経費

エネルギーに関する経費とは、電気代やガス代などの費用です。そのほか、社用車に使用するガソリン料金などもエネルギー関連経費に含まれます。

エネルギーに関する費用は、業務を遂行する上で必要不可欠なコストであり、経費削減の対象には当てはまらないように感じるかもしれません。しかし、エネルギーにかかるコストも工夫をすれば削減できる可能性があります。

オフィスに関する経費

オフィスに関する経費とは、オフィスや工場、店舗、倉庫などを維持するために必要となる費用です。具体的には次のような費用がオフィス関連の経費となります。

・オフィスや工場、店舗、倉庫などの賃料

・建物の清掃費用

・複合印刷機などのリース料

・コピー用紙や文房具などの消耗品の購入費用

・電話回線やインターネット回線、スマートフォンなどの利用料

・デスクやキャビネットなど、オフィス家具の購入費用

・パソコンやモニター、マウスなどの購入費用

オフィスに関する経費には幅広い支出が含まれますが、事業に直接的に影響しないものが多いことから、比較的削減しやすい経費群だといえるでしょう。

オペレーションに関する経費

事業を継続する上で欠かせない費用がオペレーションコストです。経費の中でも特に大きな割合を占める費用であり、具体的には以下のような費用がオペレーション経費に含まれます。

・人件費

・福利厚生費

・交通費

・交際費

・出張費

・システム利用料

給与や社会保険料を含めた人件費は、ほかの費用と比べてもかなり大きな金額となるものです。そのため経費の見直しを行う際、人件費の削減から検討を始めるケースも見られます。

しかし、賃金の削減やリストラクチャリングなどを実施する場合、対象となる従業員だけでなく、対象外の従業員のモチベーションやエンゲージメントをも低下させるおそれがあります。従業員の士気低下は売上の低下にもつながるものです。したがって、人件費の削減は最終手段とし、経費削減を実施するには人件費以外の部分から着手することが大切です。

02エネルギー関連の経費削減アイデア

ここからは、経費削減の具体的なアイデアについてご紹介します。エネルギー関連の経費は、次のような対策をすることで、コストを削減できる可能性があります。

蛍光灯からLEDに切り替える

オフィスの照明を蛍光灯からLEDに変えると、消費電力を大きく抑えることができます。オフィスや工場など、広い空間には多くの照明が設置されており、蛍光灯からLEDに変更するだけで年間の電気代を大幅に削減できる可能性があります。

また、蛍光灯は2027年末までに生産が終了する予定です。LEDに交換をする際にコストはかかるものの、電気代を低く抑えられる点、寿命も長いために交換頻度が低くなる点などを考慮すれば、トータルコストの削減を実現できるでしょう。

LEDは熱をほとんど発生させません。近年の夏の猛暑は、電力消費にも多大な影響を与えていますが、LEDを用いることで室内の温度上昇を抑制でき、空調にかかる電気代の削減にも貢献できる可能性があります。

省エネ性能の高い設備を導入する

空調設備やパソコンなども省エネ性能の高いものに入れ替えることで電気代を抑えられる可能性があります。特に、空調設備の消費電力は高く、省エネ性能の高い設備に入れ替えれば、年間の電気代を大きく抑えることができるでしょう。

LED同様、空調設備の入れ替えには初期費用が発生します。しかし、長期的な視野に立った場合は、省エネ性能を重視したほうが全体的なコストを抑えられる可能性があります。ただし、オフィスや工場など、建物の規模によって得られる効果は変わってくるのも事実です。

入れ替えを検討する際には、導入時のコストとランニングコストを比較するシミュレーションをしましょう。

電力会社を見直す

エネルギー関連コストの中でも、電気代は大きな割合を占めるものです。かつては電力会社を自由に選択できませんでしたが、現在では電力の自由化に伴い、新電力会社が多数参入し、さまざまな料金プランを提案しています。ガスや通信回線とセットで申し込むことでお得な割引を受けられるようなプランもあります。

切り替え前にシミュレーションを実施できる会社もあるため、自社の状況に適したプランを提供している会社を選択した上で切り替えると、無理なくコストを削減できる可能性が高まります。

空調の温度設定や稼働時間を見直す

オフィス設備の中でも、特に空調設備の消費電力は高くなります。エアコンを利用する際、温度設定や稼働時間を見直すだけで、電気代を削減できます。また、窓の周辺は外気温の変化を受けやすくなっています。窓にはカーテンやブラインドなどを設置し、気温の変化に合わせて上手に活用すると、エネルギーコストを抑えられるでしょう。

03オフィス関連の経費削減アイデア

事業に与える影響も従業員に与える影響も少ないことから、オフィス関連の経費はもっとも削減しやすい項目です。ここではオフィス関連コストの経費削減に役立つ4つのアイデアをご紹介します。

電話会社や契約プランの見直し

固定電話やスマートフォンは、電話会社やプランを見直すことで料金を下げることができます。特に、IP電話への切り替えは固定電話料金の削減に有効です。また、格安のSIMやキャリアを選べば、大手キャリアのスマートフォン契約よりも、月々の通信料を大幅に削減できる可能性があります。

そのほか、インターネット回線とスマートフォンで同じ通信会社を選択することで、セット割引が適用され、料金を削減できる場合もあります。

ペーパーレス化の促進

ペーパーレス化を促進すると、コピー用紙やトナーインクのコストを削減できます。さらに、紙の書類を保管するファイル、キャビネットなどの購入費用も不要になります。

加えて、さまざまな情報を電子データで管理できるようになれば、必要な情報を検索することで簡単に抽出できるため、業務効率の向上も期待できます。作業効率が高まれば、時間外労働が減り、残業手当の削減にもつながる可能性があるでしょう。

郵送物の削減

ペーパーレス化と同様、郵送物の削減も郵便代の経費削減につながるアイデアです。請求書や契約書、領収書など、必要な書類を郵送する場合には、切手代が発生します。また、書類を郵送するには封筒も準備する必要があり、封筒に封入し、封緘して投函する作業も必要です。

PDFファイルなどを活用し、電子的にデータを送付すると、請求書や契約書などの送付にかかる郵便代、書類を封入する封筒代を削減できます。さらに、書類の郵送のためにかかっていた時間を削減できるため、業務効率の向上、残業代の削減にもつながるでしょう。

社用車の見直し

社用車を保有している場合、車両購入代はもちろんですが、ガソリン代、駐車場代、保険代、税金、車検代などさまざまな費用の負担が必要です。社用車を保有している場合は、移動距離や使用頻度、利用目的などを見直し、まずは必要性から再検討するとよいでしょう。

営業で車を使用するケースがそれほどない場合など、使用頻度が少なければ公共交通機関やレンタカーなどを利用するほうが、コストを抑えられる可能性があります。

04オペレーション関連の経費削減アイデア

オペレーションに関する経費削減アイデアとしては、直接の経費削減につながる人件費の削減ではなく、従業員がより働きやすい環境を整える対策の実施をおすすめします。ここでご紹介するアイデアは、直接的には経費の削減にはつながらないものもあります。しかし、従業員のモチベーションやエンゲージメントを向上させると退職を予防できるため、結果として、採用に関する経費の削減につなげることが可能です。

多様な働き方の容認

従業員の中には、育児や介護などとの両立のため、出社が難しい人もいます。そのような場合でも、リモートワークやフレックスタイム制、短時間勤務など、従業員の事情を考慮した多様な働き方を認めれば、従業員のエンゲージメントを高められます。

また、リモートワークやオンライン面談などを実施すれば、出張代や移動にかかる交通費など、直接的な経費削減効果も期待できるでしょう。

業務効率向上につながるツールの導入

作業効率を高めるシステムやツールの導入も、残業を抑制するため、人件費の削減に有効です。さらに、業務効率の向上によって作業時間を短縮できれば、収益部門に人的リソースを集中させることができるため、収益アップにつながる可能性があります。

就業環境の整備

少子高齢化に伴う人手不足が深刻化する中、人材を採用する際には多額のコストが発生します。また、採用までに長時間を要するケースも増えており、その間、既存の従業員にかかる負担が増えればさらなる退職につながるおそれがあります。人材採用にもコストがかかりますが、採用後も、戦力として活躍できるようになるまでは教育コストが発生する点も忘れてはいけません。

働き方改革も含め、従業員が就業しやすい環境を整え、退職を防止することは、経費削減につながる重要な対策の一つです。

業務のアウトソーシング

業務のアウトソーシングも経費削減には有効な手段です。正社員を採用せずとも対応できるノンコア業務や定型業務などは、アウトソーシングをすることで経費を削減できます。新たな人材の採用が厳しくなっている今、採用や教育コストの削減、従業員の業務負担の軽減を叶えるアウトソーシングは、有効な経費削減手段となっているのです。

特に、経理、人事、労務などのバックオフィス業務をアウトソーシングする企業が増加傾向にあります。経理業務の中でも、月末や月初に集中しやすい請求書の支払い業務は、担当者の大きな負担となるものです。クロスチェックでは、請求書をおまとめし、お支払いを代行するサービス「クロスビリング」を提供しています。経費削減に向け、まずは初期コストが発生しない、請求書支払い業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

05まとめ

今すぐ実践できる経費削減のアイデアをご紹介しました。経費削減を成功させるポイントは、従業員の負担増につながらない施策を実施することです。福利厚生費や教育・研修費のカットは、従業員のモチベーション低下につながり、生産性の低下や離職の促進を招くおそれもあります。

今回ご紹介したアイデアは、従業員の負担を増やさず、働きやすい環境を実現することで経費削減とエンゲージメント向上の相乗効果も狙えるものです。自社の経費の状況を把握した上で、取り入れやすいアイデアから検討してみましょう。 経理担当者の負担軽減と業務効率化による経費削減をお考えの際には、ぜひクロスチェックにご相談ください。

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