01経理業務の効率化とは？

経理業務の効率化にあたっては、まず「効率化とは何か」を定義することが大切です。

具体的には「何をもって効率化とするのか」を定め、併せて「効率化する目的」「効率化するメリット」を明確にします。

これによって、次のアクションである効率化に向けた手順の検討の際に、筋道を立てて考えることができるようになります。

何をもって効率化とするか

まずは、「何をもって経理業務の効率化とするのか」を明確にすることが大切です。

なぜならここで定めたことを達成するべく、この後の対策を考えていくからです。

効率化の定義は、時間削減であったり、コスト削減であったりと、会社によってそれぞれです。 ぜひ経理業務で目指したい姿をゼロベースで考えていただければと思います。

効率化する目的

次に、効率化する目的を考えてみましょう。

例えば、先ほど経理業務の効率化を「時間の削減」とした場合は、なぜ時間の削減が必要なのかを考えてみてください。

もしかすると経理業務で慢性的な残業が発生し、コア業務に時間をさけない状態になっているかもしれません。すると、「慢性的残業の解消とコア業務への人員のシフト」が目的になりうるでしょう。

このように、効率化を通して実現したいことを考え、目的として定めてみましょう。

目的が定まると、次にその目的を達成するために何をすればいいのかが見えてきます。

また、効率化の作業に取り掛かった後も、目的をしばしば振り返ることで、会社として正しい方向に動いているかを確認できるのです。

効率化するメリット

最後に、この効率化によって得られるメリットを考えてみましょう。

さきほど、効率化の目的を考えたと思いますが、メリットとは、これら目的が達成される事によって得られるものです。

メリットを明確にしておくことは、効率化に向けた作業を社内で提案していくにあたって、非常に重要なポイントになります。

効率化の際には、他部署の協力を得たり、追加の費用が発生したりするケースもあるでしょう。その際に「経理業務の効率化にどういったメリットがあるのか」を明瞭に説明することで、社内の理解や協力を得やすくなるのです。

以下に、経理業務の効率化を通して得られる一般的なメリットを列挙したいと思います。ぜひ参考にしてみてください。

コスト削減

まず考えられるのが、事務コストの削減です。

例えば、効率化によって、短い時間で経理業務を終わらせることができれば、その分、人件費を節約することができるでしょう。

また、証憑の電子化を導入するなど、業務のプロセスをデジタル化することで、紙などの事務用品コストや印刷コスト、倉庫保管料も節約できると思われます。

工数削減によりコア業務に集中できる

効率化に伴う経理業務の短時間化は、今までルーティンワークに追われていた従業員の方々に、よりコアでクリエイティブな業務に携わってもらうことを可能にします。

例えば、発生した費用の実績と予算との差異を分析したり、無駄なコストを特定したり、計画業務、報告業務を担うなど、より重要な業務を担ってもらえるのです。

従業員の満足度が向上する

経理業務の効率化は、会社だけでなく、従業員にもメリットをもたらします。

例えば、システムの導入により、同じアウトプットが短時間で抽出できるようになったり、簡便にできるようになったりすれば、従業員は単調な長時間業務から開放され、仕事に対する満足度もあがるでしょう。

ヒューマンエラーが減る

更に効率化の際、システムの導入や電子化などを行った場合は、ヒューマンエラーを減らす効果も期待できます。

人間である以上、事務作業におけるケアレスミスは避けられません。しかしシステム化することでエラーを自動で特定できますし、電子化することで誤って証憑を破棄するといったリスクを最小化することができるのです。

02経理業務を効率化する手順

ここでは経理業務を効率化する手順を具体的に説明します。

効率化はやみくもに取り組んでもうまくはいきません。

まずは現在の業務を振り返り、課題を洗い出します。そして従業員個人でできることと、会社で対応することに課題を分けます。

最後に、対応策を計画に落とし込むことで、実践に繋げていくことができるのです。

現在の業務を振り返る

まずは現在の会社の経理業務を振り返ってみましょう。

経理業務は、決算業務を除けば月単位でのルーティンになっていることが多いので、カレンダーを用意して、どの営業日にどういった業務があるのかを、書き出していきましょう。

こうすることで、一目で全体を把握でき、業務の抜け・漏れがなくなります。

収益に関しては、売上伝票の計上、請求書の発行、入金管理、入金実績と未収入金勘定の消込といった業務があります。

費用に関しては、請求書の発行、取引先への支払といった業務があります。

その他、固定資産の取得や減価償却、引当金の見積や計上・取り崩し、月次の資金繰りの管理、伝票に関連する証憑の管理などといった業務もあるでしょう。

03課題や改善点を洗い出す

次に、さきほど洗い出した、それぞれの業務に対し、課題や改善点がないかを、丁寧に洗い出していきます。

普段から「ここで間違う、苦労する、時間がかかる」と不満を感じている業務はないでしょうか？

「こうすれば、楽なんじゃないか」といった改善点も思いつく限り列挙しましょう。

経理業務は、ルーティン化されている業務が多いので、普段は当たり前のように思っており、自分では課題や改善点に気づけないケースが多く見られます。

もし、経理部門に複数の従業員がいる場合は、チームで検討をしてみてください。

自由に意見を言い合うブレーンストーミングや、それらの意見をホワイトボードに書き出すブレーンライティングといった手法が有効です。

よくある経理業務の課題

経理業務の課題で、よく挙げられるものとしては、以下のようなものがあります。

• 支払に関するもの：取引先によって請求書の体裁や到来のタイミングが異なり、いつの支出に対する請求なのか、把握が大変。支払方法も取引先毎に異なるため、振込作業も一苦労。
• 売上に関するもの：複数の売掛金に対して客先からの入金がまとまって入るため、どの売掛金が、どの入金に紐づいているか照合が大変。
• 証憑類の保管に関するもの：バラバラの体裁の証憑を整理する作業に時間をとられる。また、証憑を保管する倉庫の賃借料が高い。
• 従業員に起因するもの：経理業務が属人化しており、マニュアルが整備されていない。担当者が休むと、業務全体が止まる。

個人で改善できることと会社が改善できる点を分ける

経理業務の課題と改善点を洗い出せたら、次に行うのはそれらを「個人で改善できること」と「会社でなければ改善ができないこと」に分けることです。

例えば個人で改善できることには、経理業務の作業スピードをあげたり簡略化したりする工夫が挙げられるでしょう。また会社で改善するべきことには、システムの導入や業務のアウトソーシングなどが挙げられます。

この分類を行うことで、実践の場面で「誰が行うのか」が明確になるのです。

業務効率化の計画を作成し実践する

ここまでの検討を通して、既存の経理業務に、どのような課題や改善点があり、それぞれについて誰が行うべきなのかが明確になりました。

最後に行うべきことは、実践に向けた計画をつくることです。

計画の作成にあたってはエクセルなどを利用し、縦に「課題や改善点」を、横にカレンダー形式の「スケジュール」を設定するといいでしょう。更にもう2列加えて「誰が行うのか」「いつまでに行うのか」を記載してもいいかもしれません。

重要なのは、この計画表が継続的に管理され、遅れが出ている場合にフォローアップがなされることです。 チームで改善を行っている場合は、週に１回などの頻度で進捗確認を行うための会議を設定してもいいかもしれません。

04経理業務を効率化する方法

ここからは、経理業務を効率化する方法を具体的に説明していきます。

個人で改善が可能な作業効率アップのためのツールなどの導入から、会社での対応が必要なツールやシステムの導入、ペーパーレス化・キャッシュレス化、代行や委託などのアウトソーシングに至るまで、メリットやデメリットも踏まえて、詳しく紹介いたします。

個人で解決できる改善方法

まずは個人で解決できる改善方法を紹介したいと思います。

すぐに効果が見込まれるのは、デュアルディスプレイの導入です。これにより、１つのディスプレイで証憑を確認しながら、もう１つのディスプレイで伝票の入力をするなど、画面切り替えの手間なく作業を行うことができます。 また、時間はかかりますが、簿記検定などで従業員の経理スキルを上げることも重要です。仕訳検討の時間が短縮されますし、経理上のミスを減らすことができるからです。

ツールやシステムの導入

次に会社で行う改善方法について紹介していきます。

まず取り上げたいのは、ツールやシステムの導入です。これらは、導入の際に従業員教育が必要であり、ルーティンワークとして軌道に乗せるまで少し手間がかかります。

しかし一度定着すると、工数削減やミスの削減など、継続的な効果が期待できます。

例えば、見積書や請求書の作成・送付を簡単に行うことができたり、売掛金の回収状況をシステム上で管理したりすることができる「請求書管理システム」。また、仕訳の作成、費用の集計、予算と実績の分析などが簡単にできる「会計ツール」などが挙げられます。

最近は、オンライン上で導入でき、利用料も安価なシステムが多く登場し、利便性が向上しています。

ペーパーレス化やキャッシュレス化の推進

加えて、ペーパーレス化、キャッシュレス化についても、検討してみる価値があるでしょう。

今まで、取引先から到来する請求書は、様式も体裁もバラバラで管理するのが大変でしたが、現在はスマートフォンのカメラを利用して請求書の内容をデータとして取り込み、一括で管理してくれるシステムが登場しています。

また、支払いについても、会社の銀行口座や従業員の口座、更に取引先の口座を会計システムと連携させることで、キャッシュレスでの支払いを行うことができるようになりました。

取引先情報や個人情報の厳密な管理が求められるものの、現金出納業務の大幅な省力化が図れるだけでなく、現金の紛失や支払い漏れなどのリスクも軽減されます。

代行や委託などアウトソーシングも検討する

最後に、経理業務そのものを外部にアウトソーシングすることも検討してみてもいいかもしれません。

会社に追加の費用が発生するというデメリットはありますが、アウトソーシング先は経理業務に特化した専門集団なので、自社で行うよりも短時間で同じ作業をこなしてくれる可能性が高く、むしろ、アウトソーシングにより不要となる社内の人件費や経費の削減効果の方が大きい場合があるのです。

また、その専門性により、業務上のミスが最小限に抑えられるというメリットも挙げられます。

このように、コストを削減しながら、経理業務の精度を上げる方法が、アウトソーシングなのです。

現在は、記帳代行、請求代行、証憑保管まで幅広いサービスが提供されています。

05経理業務の効率化の注意点

ここでは、経理業務の効率化に際して、注意しておくべき点を紹介します。

効率化をスムースに進めていくうえで大切な「社内での情報共有」と、経理という機密情報を扱う上で欠かせない「情報セキュリティの確保」の、情報に関連する２点です。

効率化を目指して、社内で検討に取り組む際には、ぜひ参考にしてみてください。

社内での情報共有は綿密に行う

まず、社内での情報共有を綿密に行うことが挙げられます。

効率化に伴って新たなシステムを導入したり、一部を外部にアウトソーシングしたりすると、伝票の入力の方法や証憑の保管方法など、今まで行っていた業務の流れが変わる可能性があります。よって、事前に社内メールなどで、関連する従業員に周知しておく必要があります。

また、一方的に連絡するのではなく、問い合わせ窓口も開設すると、より情報の共有を密に行うことができます。

情報セキュリティを確保する

次に、情報セキュリティの確保が挙げられます。

ツールやシステムには無料で便利なものが多くありますが、その分、セキュリティが脆弱である可能性があります。社内の経理部門もしくはIT部門が事前に安全性を確認し、従業員が利用できるツールやシステムを限定しておくべきです。

また、社内の情報はイントラネット内でやりとりをする、メールにファイルを添付して社外に送付する際にはパスワードをつける、といった対策も効果的です。

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今回は、経理業務の効率化について解説しました。まずは、現在の経理業務の見直しを行い、課題や改善点を見つけましょう。次に、効率化できる業務をみつけ、適切な方法で効率化を進めましょう。また、その際には社内周知や情報セキュリティには十分注意して行ってください。

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